Дипломная работа "Внедрение информационной системы «Учет затрат» для автоматизации процесса «Учет обращений граждан и организаций»"

Скачать: diplom-2.zip [1,19 Mb] (cкачиваний: 1)  

ВВЕДЕНИЕ

Учет затрат на мероприятия в сфере культуры – важнейшая часть деятельности дома культуры (ДК). Необходимость учета затрат растет по мере того, как усложняются условия оказания услуг, повышения количества заказчиков. Предприятия, пользующиеся хозяйственной самостоятельностью, должны иметь четкое представление об окупаемости различных видов затрат, эффективности каждого принимаемого решения и их влияние на финансовые результаты. При реальном функционировании рыночных механизмов неизбежно возникает необходимость совершенствования и создания четкой системы учета и контроля затрат.

При исследовании процесса «Учет затрат на мероприятия в сфере культуры» в Муниципальном Автономном Учреждении Районном Дворце Культуры «Йэшлек» был проведен анализ состояния бизнес-процесса, выявлены проблемы на каждом этапе процесса.

Целью исследования является внедрение информационной системы «Учет затрат» для автоматизации процесса «Учет обращений граждан и организаций», усовершенствования ведения учета, повышение эффективности работы персонала.

Объектом исследования является МАУ РДК «Йэшлек».

1 Общесистемная часть

1.1 Технико-экономическая характеристика организации

МАУ РДК «Йэшлек», именуемое в дальнейшем «Учреждение», это общедоступный центр общения, духовного развития и активного отдыха населения. Основной деятельностью клубного учреждения является изучение, предоставление населению разнообразных услуг социально-культурного, просветительского, оздоровительного и развлекательного характера, создание условий для занятий любительским художественным творчеством.

Основными целями Учреждения являются: организация культурного обслуживания населения села Ермолаево, развитие культурно-досуговой деятельности и народного творчества, удовлетворение потребностей культурно-просветительского характера населения села Ермолаево.

Основными задачами Учреждения являются:

­ проведение мероприятий, направленных на осуществление культурного досуга, удовлетворение запросов различных социальных и возрастных групп населения;

­ внедрение и развитие новых форм культурно-досуговой деятельности;

­ изучение общественных потребностей в сфере культуры;

­ сохранение и поддержка самодеятельного художественного творчества.

Учреждение осуществляет следующие виды деятельности:

­ создание и организация работы кружков, студий, коллективов, курсов, любительских объединений и других клубных формирований по различным направлениям деятельности в зависимости от запросов населения;

­ подготовка и проведение вечеров, театрализованных, цирковых представлений, танцевально-развлекательных, театральных, литературно-художественных, выставочных, концертных, цирковых, игровых программ, вечеров отдыха, тематических праздников, торжественных поздравлений, карнавалов, детских утренников, семейных праздников, обрядов, ритуалов, дискотек, ярмарок, выставок-продаж, спектаклей, конкурсов и других форм культурной деятельности, внешнеэкономическая деятельность в сфере культуры;

­ оказание платных услуг:

а) пошив сценических костюмов;

б) запись аудио-видео информации;

в) методическая и практическая помощь в разработке сценарных, методических материалов;

г) разработка сценариев, постановка и проведение культурно-массовых мероприятий, концертов и иных культурных мероприятий;

д) организация и постановка театральных, оперных, цирковых представлений, концертов и прочих сценических выступлений;

е) показ фильмов;

ж) иные платные услуги.

Управление персоналом в настоящее время включает в себя управление кадрами и социальное управление. Решает задачи подбора, расстановки, обучения, повышения квалификации работников, выбора методов их вознаграждения и стимулирования; создания благоприятного морально-психологического климата.

Организационная структура исследуемого предприятия представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Организационная структура МАУ РДК «Йэшлек»

Представленная организационная структура является линейной.

Данный вид организационной структуры относится к самым древним и самым простым структурам. Его отличают, прежде всего, естественность и прозрачность отношений между членами организации, четкость отношений власти и подчинения. Это означает, что для каждого из руководителей определены и формально зафиксированы состав его подчиненных, вышестоящие руководители, круг властных полномочий, цели.

Преимущества такого типа структуры заключаются в четком соблюдении принципов единоначалия, обеспечении согласованности действий исполнителей, полноте ответственности руководителей.

Недостатки вытекают из принципа единоличного принятия руководителем решений, так как для принятия качественных решений от него требуется всесторонняя компетенция по всем функциям и аспектам объекта управления.

В ДК действует система найма работников, предусмотренная действующим законодательством Российской Федерации. Работники ДК в установленном порядке подлежат медицинскому и социальному страхованию и социальному обеспечению. Учреждение обеспечивает здоровые и безопасные условия труда и несет ответственность за соблюдение Федерального закона «Об основах охраны труда».

В ДК могут создаваться совещательные органы: правление, художественный совет, методический совет и т.п. Порядок ведения документации о работе клубного формирования, условия членства (участия) в клубном формировании, права и обязанности его членов (участников) определяются его положением.

1.2 Технико-экономическое обоснование бизнес-процесса

1.2.1 Описание существующего процесса

Для наглядного представления бизнес-процесса «Учет затрат на мероприятия в сфере культуры» мы будем использовать структурный подход, построим мнемосхему процесса. Мнемосхема - это наглядное графическое изображение функциональной схемы управляемого или контролируемого объекта. Это может быть технологический процесс, энергетическая система, цех станков с числовым программным управлением и т.п. Иначе говоря, мнемосхема – это условная информационная модель производственного процесса или системы, выполненная как комплекс символов, изображающих элементы системы (или процесс) с их взаимными связями [1].

«Учет затрат на мероприятия в сфере культуры» относится к основным бизнес-процессам МАУ РДК «Йэшлек». Данный процесс представляет собой учет затрат на проведение мероприятий, составление отчетности, включает такие документы как смета, счет-фактура, договора и пр.

К задачам данного процесса можно отнести:

­ учет затрат;

­ формирование отчетной информации;

­ хранение данных о затратах.

Особенностью предметной области являются: точность в ведении учета, удобство пользования информацией.

Данный процесс включает в себя следующие действия:

­ консультирование заказчика;

­ составление договора;

­ составление задания для исполнителей;

­ формирование сметы и счета-фактуры;

­ оказание самой услуги;

­ учет затрат на оказание услуги;

­ формирование отчетов.

Бизнес-процесс начинается с обращения заявителя на оказание услуги (рисунок 2). МАУ РДК «Йэшлек» осуществляет свою деятельность в соответствии с Планом финансово-хозяйственной деятельности. Заявитель, обратившись за проведением концерта, аренды зала или иной платной деятельностью, консультируется с организатором на счет нужной услуги. Вместе с заявителем они обговаривают все детали, составляют перечень необходимых для выполнения задач, заполняют заявку на оказание услуги.

Далее организатор распределяет исполнителей, ответственных за выполнение тех или иных задач, формирует для каждого из них задание. После этого производит подсчет расходных материалов и формирует смету на оказание услуги и счет-фактуру.

Затем составляется договор и обсуждаются его детали с заявителем, если что-то не устраивает, то договор пересматривается. После подтверждения договора с обоих сторон происходит подписание договора, и он регистрируется в журнале. Затем исполнители выполняют заявку.

После оказания услуги составляется отчет по проделанной работе, который включает в себя:

­ описание заказа;

­ финансовые данные;

­ затраченные материалы.

Также данные по заказу заносятся в ежемесячную отчетность.

Итоговыми стадиями процесса являются печать и подписание отчетности.

Виды отчетности МАУ РДК «Йэшлек»:

­ отчет об оказанных услугах;

­ ежемесячный отчет о затратах.

Рисунок 2 – Мнемосхема существующего процесса

К нормативным документам, регламентирующим процесс относятся:

­ устав предприятия;

­ должностная инструкция;

­ план финансово-хозяйственной деятельности.

Устав МАУ РДК «Йэшлек» - это свод правил, регламентирующих деятельность организации в сфере культуры. Он служит для регулирования деятельности организации.

Должностная инструкция – это документ, в котором определяются основные функции, обязанности, ответственность и права сотрудников организации при осуществлении ими деятельности в определенной должности.

План финансово-хозяйственной деятельности – это план, назначаемый директором для определения целей и задач организации на определенный промежуток времени. Организация руководствуется планом при осуществлении своей деятельности.

Все вышеприведенные документы регламентируют процесс «Учет затрат на мероприятия в сфере культуры» и являются обязательными к рассмотрению.

1.2.2 Предложение по усовершенствованию

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей [2].

После рассмотрения процесса «Учет затрат на мероприятия в сфере культуры» явно выявляются недостатки процесса:

­ отсутствие какой-либо автоматизации бизнес-процесса;

­ использование нескольких форм отчетностей, которые удобнее и проще заполнять и отслеживать в электронном виде;

­ высокая вероятность потери документации или искажение информации, содержащейся в ней;

­ трудности в составлении отчетов и использованием учтенной информации;

­ трудности в составлении сметы и счета-фактуры.

Следует внедрить информационную систему для устранения всех этих недостатков, а также для оптимизации процесса «Учет затрат на мероприятия в сфере культуры».

Система должна быть реализована в виде программного продукта, позволяющего выполнять следующие функции:

– ввод, редактирование, удаление, поиск, сортировка данных;

– хранение данных;

– формирование отчетности, с возможностью вывода на печать.

1.2.3 Анализ современного рынка программных средств

Для анализа современного рынка программных средств мы возьмем следующие информационные системы:

­ PiSoft – ИС «Учет затрат»;

­ Универсальная Система Учета (УСУ);

­ ИС «WinBlack Pro»;

­ ИС «1С:Бухгалтерия»;

­ Инфо-предприятия «Бухгалтерия».

Выбор программного средства для автоматизации рассматриваемого процесса проводится с использованием методов анализа иерархии.

Рассмотрим каждую информационную систему подробнее.

Продукт компании PiSoft - «Учет затрат» может быть основой системы учета небольшого предприятия сферы услуг, торговли. Применяется для автоматизации работы секретарей, кассиров, менеджеров, финансовых директоров и руководителей предприятий.

Основные возможности программы:

­ 3 валюты в кассовой книге (рубли, доллары, евро);

­ операции с деньгами, включая банковские операции, перевода со счета на счет, обмен валют,

­ для банковских счетов автоматически производятся отчисления денег банку за проведенные операции;

­ настраиваемый справочник операций с деньгами;

­ анализ приходов и расходов по статьям затрат, клиентам, структурным подразделениям, сотрудникам, месяцам;

­ множество отчетов о проведенных операциях;

­ экспорт данных об операциях в Excel для дальнейшего анализа;

­ подсистема взаиморасчетов с сотрудниками предприятия;

­ программа включает CRM-систему для поддержки работы с клиентами;

­ рассылка сообщений клиентам по SMS и E-mail;

­ оценка эффективности рекламных компаний;

­ регистрация всех контактов с клиентами. Напоминаний о сроках выполнения дел;

­ работа в сети с общей базой данных обеспечивает единое информационное пространство для всех сотрудников;

­ настраиваемая система доступа к данным разных категорий сотрудников;

­ гибкая настройка интерфейса программы, настройка под Ваши условия работы;

­ подробная документация, техническая поддержка, регулярные обновления программы [4].

Далее рассмотрим программу Универсальная Система Учета. УСУ – это метод, который позволяет проводить грамотную организацию учета и контроля затрат на предприятии и подходит для таких типов, как: учет затрат деятельности предприятия, учет и анализ затрат предприятия, учет затрат по управлению предприятием, учет и контроль затрат на предприятии, а также планирование учета затрат на предприятии, графическое отражение затрат при учете предприятий, и так далее.

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

­ простое управление платформой УСУ позволяет работать в ней уже после нескольких минут запуска;

­ простой, понятный и обширный интерфейс программы подходит каждой организации;

­ функционирование платформы УСУ происходит аналогично любым методам ведения предприятия, но при этом, работа в программе и ее использование намного удобнее любого метода ведения организации, будь это ведение в excel или бумажный вариант;

­ автоматические расчеты, регистрация финансовых операций, соответствуя всем гостам и методам бухгалтерских расчетов;

­ регистрация неограниченного количества пользователей, со своим доступом к определенным разделам программы, должностным обязанностям в организации;

­ защита паролем всех записей;

­ неограниченное количество документов учета затрат предприятии;

­ печать любого документа из программы, с логотипом и реквизитами организации;

­ ведение клиентской базы, в которой может помещаться неограниченное количество контрагентов;

­ связь с телефонией обеспечивает оптимизацию методов ведения клиентской базы, потому что при входящем звонке, на экран монитора выводится информация по клиенту, стадия работы с ним, кто с ним обычно контактирует, какой это клиент по типу и прочая полезная информация, кроме того, методы добавления новых клиентов в базу тоже становятся намного проще, по номеру телефона он записывается в базу;

­ все процессы производства, начиная от закупки сырья, выдачи сырья, изготовления готовой продукции и выдачи продукции водителям, для развозки ее, можно контролировать через программу;

­ взаимодействие со складом позволяет просматривать информацию по всем материалам и сырью, а также готовому продукту, остаткам сырья, что можно изготовить из остатков, прогнозы производства и пр.;

­ графики и диаграммы отображают финансовую статистику компании и ее производственные процессы, кроме того, по ним можно делать прогнозы производства, доходов, расходов на дальнейшее время;

­ SMS-рассылки и голосовые сообщения помогут усовершенствовать методы маркетинговой политики и повысить ее эффективность. Посредством sms, появляется возможность информировать всю свою клиентуру о акциях, скидках и прочей полезной информации, кроме того, можно также уведомлять своих сотрудников о каких-то срочных и важных новостях, что оптимизирует работу организации в целом [4].

Далее рассмотрим продукт компании Itportal - WinBlack Pro. Данная программа отлично подходит для учета финансов. Это максимально гибкое приложение, позволяющее решить следующие задачи:

­ полный учет расходов и доходов;

­ учет движения наличных денежных средств, операций по кредитным картам и расчетным банковским счетам;

­ учет кредитов и иных задолженностей;

­ планирование расходов и доходов;

­ построение отчетов;

­ разбивка финансовых операций по отдельным проектам, статьям и контрагентам.

Данная программа рекомендуется по следующим причинам:

­ максимальная гибкость учета;

­ интуитивно понятный и удобный интерфейс;

­ наличие локальной и сетевой версии;

­ возможность запуска на любой версии операционной системы Windows [6].

Также будут рассмотрены такие программные средства как 1С:Бухгалтерия и продукт компании Инфо-Предприятие «Бухгалтерия», которые заняли свое место на рынке и не нуждаются в подробном рассмотрении.

Проанализировали рынок мы отобрали три компании и программы, которые подходят для наших целей. Теперь нужно определить какой из программных продуктов нам лучше всего подойдет. Применим метод анализа иерархий и сравним вышеперечисленные информационные системы (таблица 1-8).

Таблица 1 - Исходные данные

Установка приоритетов критериев.

Матрица парных сравнений критериев имеет следующий вид (таблица 2).

Таблица 2 - Матрица парных сравнений критериев

Продолжение таблицы 2

Оценка согласованности матрицы:

Находим максимальное собственное число матрицы по формуле 1:

Индекс согласованности рассчитывается по формуле 2:

СС=1,24 – значение случайной согласованности для матрицы размерностью 6. Следовательно, оценка согласованности равна:

Поскольку ОС ≤ 0,1 то матрица считается согласованной.

Попарное сравнение альтернатив:

Таблица 3 - Матрица сравнения альтернатив по критерию «Возможности»

Оценка согласованности матрицы:

Максимальное собственное число матрицы рассчитывается следующим образом (формула 1):

Индекс согласованности рассчитывается следующим образом (формула 2):

СС = 1,24 – значение случайной согласованности для матрицы размерностью 6.

Оценка согласованности рассчитывается следующим образом (формула 3):

Поскольку ОС ≤ 0,6, то матрица считается согласованной.

Рассмотрим сравнение альтернатив по критерию «Надежность».

Таблица 4 - Матрица сравнения альтернатив по критерию «Надежность»

Оценка согласованности матрицы:

Максимальное собственное число матрицы рассчитывается следующим образом (формула 1):

Индекс согласованности рассчитывается следующим образом (формула 2):

СС = 1,24 – значение случайной согласованности для матрицы размерностью 6.

Оценка согласованности рассчитывается следующим образом (формула 3):

Поскольку ОС ≤ 0,6, то матрица считается согласованной.

Таблица 5 - Матрица сравнения альтернатив по критерию «Удобство пользования»

Оценка согласованности матрицы:

Максимальное собственное число матрицы рассчитывается следующим образом (формула 1):

Индекс согласованности рассчитывается следующим образом (формула 2):

СС = 1,24 – значение случайной согласованности для матрицы размерностью 6.

Оценка согласованности рассчитывается следующим образом (формула 3):

Поскольку ОС ≤ 0,6, то матрица считается согласованной.

Таблица 6 - Матрица сравнения альтернатив по критерию «Простота реализации»

Оценка согласованности матрицы:

Максимальное собственное число матрицы рассчитывается следующим образом (формула 1):

Индекс согласованности рассчитывается следующим образом (формула 2):

СС = 1,24 – значение случайной согласованности для матрицы размерностью 6.

Оценка согласованности рассчитывается следующим образом (формула 3):

Поскольку ОС ≤ 0,6, то матрица считается согласованной.

Таблица 7 - Матрица сравнения альтернатив по критерию «Совместимость»

Оценка согласованности матрицы:

Максимальное собственное число матрицы рассчитывается следующим образом (формула 1):

Индекс согласованности рассчитывается следующим образом (формула 2):

СС = 1,24 – значение случайной согласованности для матрицы размерностью 6.

Оценка согласованности рассчитывается следующим образом (формула 3):

Поскольку ОС ≤ 0,6, то матрица считается согласованной.

Далее рассмотрим сравнение альтернатив по критерию «Стоимость»

Таблица 8 - Матрица сравнения альтернатив по критерию «Стоимость»

скачать dle 10.6фильмы бесплатно

Другие новости на эту тему:

• ТЕМЫ ПРАКТИЧЕСКИХ ЗАНЯТИЙ по дисциплине «Информационные технологии в менеджменте»
• Дипломная работа "Учет сотрудников образовательного учреждения»"
• Примерная тематика контрольных работ по финансовому менеджменту
• Примерные темы курсовых работ по дисциплине «Бухгалтерский учет в торговле»
• Курсовая работа "ОСНОВЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ"

Вернуться Просмотров: 581

При использовании материалов ссылка на источник обязательна. TatMan.ru Copyright 2016

Стоимость

1С:Бухгатерия

Инфо-Предприятие «Бухгалтерия»