Технические науки / Информатика

СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ БАЗАМИ ДАНИХ Тема . ПОНЯТТЯ БАЗИ ДАНИХ. ТЕХНОЛОГІЯ ПРОЕКТУВАННЯ СУБД MS ACCESS. РОБОТА З ТАБЛИЦЯМИ В MS ACCESS.

Автор: student

Опубликовано: 4-12-2020, 20:01

Комментариев: (0)

Системи управління базами даних

Тема . Поняття бази даних. Технологія проектування СУБД MS Access. Робота з таблицями в MS Access.

План

Поняття бази даних.
Призначення й класифікація систем керування базами даних. СУБД MS Access.
Основні об'єкти бази даних MS Access.
Структура таблиць в базі даних MS Access.
Типи даних MS Access.
Режими створення, перегляду, редагування структури таблиць і даних таблиць.
Налагодження і редагування властивостей полів. Визначення ключових полів.
Поняття про зв'язок; типи зв'язку між таблицям в базі даних MS Access.
Фільтрації даних в таблицях бази даних MS Access.
Експорт, імпорт таблиць.

База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях.

БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів, студентів з їхніми оцінками, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Інформаційно-логічна модель (ІЛМ) — відображає дані предметної області у вигляді сукупності інформаційних об'єктів та зв'язку між ними.

Інформаційні об'єкти— це інформаційне описання деякої сутності предметної області — реального об'єкту, процесу, явища або події.

Робота з БД має такі етапи:

1) створення структури БД;

2) введення даних;

3) редагування структури і даних;

4) відшукання інформації в БД;

5) оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FoxPro, dBase-системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних (СКБД).

Cистема управління базою даних (СУБД) — це програма, призначена для запису, пошуку, сортування, обробки та аналізу інформації, що міститься в базі даних.

СУБД бувають: ієрархічні, реляційні, мережні.

Реляційна база даних — являє собою сукупність взаємозв'язаних двовимірних таблиць — реляційних таблиць, в кожній з яких зберігаються данні про єдину предметну сутність.

Реляційна таблиця — це таблиця, яка має поля з однотипними даними, між якими встановлено зв'язок.

Microsoft Access — це програма призначена для роботи з реляційними базами даних в середовищі Windows.

В Access база даних — це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі. Розширення такого файлу є .mbd

Базу даних в Access створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд:

Файл=> Створити => На закладці Загальні вибрати Нова база даних => ОК => Вибрати потрібну папку і надати файлу назву => Створити => Активізувати закладку Таблиці =>Створити.

Розглянемо структуру таблиці.Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців.

Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів, які формують структуру запису Структура запису фактично визначає структуру таблиці і всієї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.

Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім'я, значення, характеризується типом і низкою додаткових властивостей.

Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі.

Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.

Основні об'єкти бази даних MS Access:

Таблиця — це основний об'єкт бази даних, в якій зберігаються данні, таблиці організовані, як бухгалтерські відомості і мають рядки та колонки.

Форма — відображає дані з таблиць або запитів відповідно до форматів описаних користувачем.

Запит — вибирає дані з таблиці, згідно умовам, що задаються.

Звіт — відображає і друкує дані з таблиць або запитів, згідно з описаним користувачем форматом.

Макрос — використовується для автоматизації дій, що регулярно повторюються.

Сторінки — новий об'єкт баз даних, який увійшов у версію Microsoft Access 2000.

Як і форми, цей об'єкт використовують для забезпечення доступу до даних, які вміщуються у базі, бо йдеться про віддалений доступ, наприклад, через Internet або корпоративну мережу Intranet.

Технологія створення, редагування та керування таблицями бази даних

Структура таблиці— це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.

Для конструювання таблиці, потрібно виконати наступні дії:

1. Створити таблицю.

2. Ввести імена полів, тип даних і їх опис.

3. Ввести властивості для кожного поля.

4. Встановити первинний ключ.

5. Для потрібних полів створити індекси.

6. Зберегти структуру.

Способи створення таблиці:

§РЕЖИМ ТАБЛИЦІ - відкриває заготовку, в якій всі поля мають формальні імена:

ПОЛЕІ, ПОЛЕ2,.... і один стандартний текстовий тип. Таку таблицю можна відразу заповнювати інформацією. Імена заголовків можна змінити. Двічі клацнувши на імені стовпчика, можна його відредагувати.

§КОНСТРУКТОР - в цьому режимі можна самостійно задавати імена полів, вибирати їх тип і властивості.

§МАСТЕР ТАБЛИЦ Майстер запропонує серію вікон з питаннями;—

§ИМПОРТ ТАБЛИЦ - дозволяє здійснити імпорт таблиць з зовнішнього файла в поточну БД.

§ЗВ'ЯЗОК 3 ТАБЛИЦЯМИ - дозволяє здійснити створення таблиць зв'язаних з таблицями з зовнішніх файлів.

Кожна таблиця складається з полів. Кожна поле містить дані одного типу.

Типи даних В MS Access використовуються дев'ять типів даних.

Типи даних В MS Access:

-текстовий

-числовий

-логічний

-лічильник

-поле типу МЕМО

-гіперпосилання

-майстер підствновки

-дата/час

-поле об'єкта OLE

Кожна таблиця повинна містити первинний ключ - одне або декілька полів, вміст яких унікальний для кожного запису. Значення такого поля автоматично збільшується на одиницю при додаванні кожного наступного запису. УНІКАЛЬНЕ — це поле, значення в якому не можуть повторюватись та дорівнювати 0.

Щоб встановити первинний ключ самостійно, потрібно:

-вибрати поле, яке будете використовувати в якості первинного ключа

-натиснути на кнопку КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ". В області маркировки з`явиться піктограма з зображенням ключа.

-для визначення в якості первинного ключа двох полів, потрібно натиснути кнопку Ctrl

-клацнути мишкою на кожному полі

-вибрати пункт КЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ

Данні можна вводити використовуючи маску

МАСКА ВВЕДЕННЯ - це шаблон, який дозволяє вводити в поле значення, що мають однаковий формат. Маска введення автоматично зображує в полі постійні символи. При введенні даних в поле немає необхідності набирати ці постійні символи, навіть якщо вони повинні бути включені в значення поля; достатньо заповнити порожні позиції в масці введення.

Для значення (999)000-0000 маска - \(999\)000\-000

Значення властивості МАСКА ВВЕДЕННЯ може містити до трьох компонентів, розділених крапкою з комою; Перша частина містить саму маску введення. Друга частина вказує чи будуть зберігатись проміжні символи в таблиці. Третя частина вказує символ, який буде використано замість пробілу в даній масці.

СЛІД ПАМ'ЯТАТИ: При зміні структури таблиці СКБД видає запит на збереження змін. Але зміни в самій таблиці зберігаються автоматично.

МОДИФІКАЦІЯ СТРУКТУРИ ТАБЛИЦІ

Для цього у вікні бази даних встановити курсор на потрібну таблицю і натиснути кнопку КОНСТРУКТОР. На екрані відкриється вікно констуктора, яке містить структуру вибраної таблиці. Можна:

1. Змінити ім'я поля.

2. Тип даних

3. Вставити пропущене поле

4. Вилучити поле

5. Змінити порядок слідування полів в таблиці.

Для зміни імені поля встановити курсор на ім'я і ввести потрібне.

Для зміни типу клацнути мишкою на відповідному полі, в результаті з'явиться кнопка відкриття списку. Вибрати потрібний тип із списку.

ВІКНО КОНСТРУКТОРА ТАБЛИЦЬ

У вікні конструктора розташовані дві області

Область введення полів
Область властивостей полів

Переміщатись між областю введення полів і областю властивостей можна за допомогою клавіші Р6.

Область введення полів призначена для введення імен полів, типів даних.

Область властивостей полів призначена для введення властивостей таких як розмір поля,

формат даних, маска введення, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку.

Кожна таблиця має поле первинного ключа, яке є індексом і повинне містити унікальне значення для кожного запису.

Створивши структуру таблиці поля можна упорядковувати, вставляти, знищувати, перейменовувати.

ЗМІНА ПОРЯДКУ СЛІДУВАННЯ ПОЛІВ.

За допомогою ПРАВКА\КОПИРОВАТЬ і ПРАВКА\ВСТАВИТЬ або використовуючи спосіб перетягування.

Зміна ширини поля.

§перетягти праву границю в заголовку стовпчика або двічі клацнути мишкою на границі або використати ФОРМАТ \ ШИРИНА СТОЛБЦА. (зміна ширини стовпчика не приводить до зміни розмір поля в таблиці)

§при перетягуванні границі ліворуч або вибравши 0 для ширини стовпчика можна його приховати.

§Для відображення прихованого стовпчика виконати команду ФОРМАТ\ПОКАЗАТЬ СТОЛБЦЫ

Можна приховати стовпчик також розмістивши в ньому маркер мишки і виконати команду ФОРМАТ \ СКРЫТЬ СТОЛБЦЫ.

ЗАКРІПЛЕННЯ СТОВПЧИКІВ

Щоб окремі поля не прокручувались в таблиці разом з останніми, а залишались на екрані постійно, виконати команду ФОРМАТ \ ЗАКРЕПИТЬ СТОЛБЦЫ. Закріпити можна лише суміжні стовпчики.

ВВЕДЕННЯ В ПОЛЕ ПОРОЖНЬОГО РЯДКА, ЯКИЙ ВКАЗУЄ НА ВІДСУТНІСТЬ ДАНИХ

Властивість ПУСТЬІЕ СТРОКИ визначає , чи дозволяється введення в дане поле порожніх рядків.(<<>>).

Щоб ввести в поле порожній рядок, потрібно ввести ("") прямі лапки без пробілу.

В режимі таблиці відображаються всі введені дані.

При додаванні або зміні, запис автоматично зберігається при переході до наступного запису або при закритті таблиці. Кнопка відмінити панелі інструментів дозволяє відмінити зміни, внесені лише в поточний запис.

Технологія керування даними в таблицях MS Access

СТВОРЕННЯ ЗВ'ЯЗКІВ МІЖ ТАБЛИЦЯМИ.

Зв'язок між таблицями здійснюється за допомогою значень одного або декількох співпадаючих полів.

Таблиці зв'язуються так, що інформація з однієї таблиці доступна для іншої таблиці. В системах спроектованих в АССЕSS, як правило є декілька зв'язаних таблиць. Імена полів в них не повинні бути однаковими - співпадати повинні лише значення. Поле в одній таблиці може вибирати дані з другої таблиці.

Зв'язуючи таблиці, потрібно зв'язувати первинний ключ однієї таблиці з полем такої ж структури і типа.

Схема даних — формування (встановлення) звязків між таблицями у вікні бази даних, виконується за допомогою меню Сервис—Схема данных.

Для створення зв'язків між таблицями існує спеціальне діалогове вікно, яке називається СХЕМА ДАННЫХ:

§вікно відкривають клацнувши на однойменній кнопці панелі інструментів або командою СЕРВИС/ СХЕМА ДАННЫХ.

§якщо зв'язків між таблицями не було, то відкривається одночасно вікно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ, в якому можна вибрати потрібні таблиці для включення в структуру міжтабличного зв'язку

§якщо зв'язки між таблицями вже задані, то для введення в схему даних нової таблиці, клацнути на схемі даних ПКМ і в контекстному меню вибрати пункт ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ

§зв'язок між полями встановлюють шляхом перетягування імені поля з однієї таблиці в іншу на відповідне йому поле.

Флажки КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ й КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ забезпечують одночасне поновлення або знищення даних у всіх залежних таблицях при їх зміні в головній таблиці.

Цілісність даних — база даних повинна мати ряд правил, що регулюють взаємодію між таблицями і таким чином підтримують цілісність даних, автоматично підтримувана цілісність функціонує виключно на основі ключових полів таблиці.

ВВЕДЕННЯ ДАНИХ

Для введення значення в поле, потрібно в це поле помістити курсор.

Шоб ввести в поле текстового типу декілька рядків, по закінченні рядка, натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Enter.

Тип даних МЕМО дозволяє вводити до 64000 байт тексту для кожного запису. Однак в таблиці відображається лише частина введеного тексту. Натиснувши Shift+F2, можна відобразити діалогове вікно ОБЛАСТЬ ВВОДА зі смугою прокрутки, яке дозволяє побачити до 1000 байт тексту.

Для цілого ряду застосувань системи керування базою даних ACCESS об'єкт Таблиці має достатні внутрішні механізми обробки даних, що дозволяють здійснювати ефективну обробку даних.

ПОШУК ЗАДАНОГО ЗНАЧЕННЯ

-команда ПРАВКА \ ПЕРЕЙТИ

-кнопка з зображенням бінокля

-Ctrl+F

Значення для пошуку можна ввести так, як воно представлене в полі, або користуючись спеціальними символами:

* -довільна кількість будь-яких цифр або будь-яких символів

? -будь-який один текстовий символ

# -будь-яка цифра або будь-який символ

Сортування в таблиці

Дія сортування може змінювати послідовність (порядок) записів у таблиці, не зменшуючи кількості відображуваних записів. Записи в таблиці можна відсортувати за вмістом одного або кількох полів. Перед здійсненням сортування спочатку треба в таблиці виділити поле або кілька полів. Одне поле є вказаним, якщо в будь-якому його значенні (клітинці) перебуває курсор. Також можна вказати поле виділенням його. Кілька полів вказуються лише виділенням.

Дію сортування можна виконати:

1) за допомогою команди меню "Записи"—"[Сортировка]"—"Сортировка по возрастанию" / "Сортировка по убыванию";

2) за допомогою клавіш на панелі інструментів;

3) за допомогою спливаючого контекстного меню (один раз ПКМна полі, яке підлягає сортуванню та вибрати в меню, що з'явилося команду "Сортировка по возрастанию" або "Сортировка по убыванию".

При виділенні кількох полів, сортування відбувається спочатку за першим полем, далі за другим і т.д. Щоб відмінити дію сортування треба замовити в меню команду: "Записи"— "[Удалить фильтр]".

Фільтрація даних (записів)

1) за допомогою командименюЗаписи"—"[Фильтр]"—"Фильтр по выделенному";

2)за допомогою клавіші на панелі інструментів;

3) за допомогою спливаючого контекстного меню,

Для цього потрібно натиснути один раз правою кнопкою маніпулятора миша на значенні, за яким буде відбуватися фільтрація, та вибрати в меню, що з'явилося команду "[Фильтр по выделенному]";

Розширений фільтр — надає користувачеві можливість самостійно створювати критерій фільтрації даних у спеціальному вікні, а не в таблиці з даними. Щоб середовище СКБД ACCESS "забуло" умову останнього фільтра чи сортування необхідно викликати розширений фільтр (меню"Записи"—"[Фильтр]"—"Расширенный фильтр"), а далі викликати команду меню "Правка"—"(Очистить бланк]".

Фільтри зберігаються автоматично при зберіганні таблиці. Таким чином при повторному відкритті таблиці можна знову застосувати збережений фільтр.

Фільтр за виділенням (фільтр за зразком) — це відбір за вказаним(виділеним) у таблиці значенням. Результатом дії такого фільтра буде відображення лише тих записів, які мають вказане(виділене) у таблиці значення. Застосувати фільтр можна наступним чином:

Тема. створення та використання форм І ЗВІТІВ у MS Access

створення та використання форм у MS Access

План

1) Форми в MS Access. Призначення, типи та режими створення.

2) Макет форми. Призначення Панелі елементів.

3) Створення, редагування та форматування елементів керування у формі.

4) Створення обчислювальних полів у формі.

5) Встановлення фільтрів та умов відбору записів для відображення у формах.

ФОРМА - це деякий електронний бланк, в якому є поля для введення даних. Форми -використовуються для введення нових даних і перегляду існуючих у вказаному форматі. Вони забезпечують простий спосіб перегляду, додавання, редагування і знищення даних. Фоми дозволяють відображати одночасно всі поля одного або декількох записів. Оптимально побудована форма може вміщати до 100 полей на екрані.

Можна створити декілька типів форм:

-В один стовпчик(повноекранна форма)

-Стрічкова(ленточная)

-Головна\підлегла

-Таблична

-Діаграма

В чому полягаєрізниця між формами та таблицями.

В режимі таблиці є обмеження на способи відображення даних. На формі можна зручно розташувати:

-поля типу ОLЕ з картинками, фотографіями тощо. ОLЕ - об'єкти (малюнки, графіку) можна побачити лише у формі або звіті.

-Елементи керування: кнопки, перемикачі, тощо

-Надписи: заголовки форми, рубрик (а також розмалювати форму чи задати фоновий малюнок-заставку: глобус, хмари, сутінки, тощо)

-Обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів.

-Закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках).

Є декілька способів створення форм, а саме:

-автоматично за допомогою команди АВТОФОРМА

-за допомогою майстра форм

-вручну за допомогою конструктора форм

-комбінованим способом

наприклад,виконавши команду Автоформа =і> У стовпець, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані в стовпець і вирівняні по лівому краю.

Користувач за допомогою конструктора може змінити розташування полів методом їх перетягування.

Щоб перемістити об'єкт у вікні конструктора форми, треба його активізувати і розмістити на ньому курсор так, щоб він набув вигляду долоні. Після цього можна виконати переміщення методом перетягування.

Використання майстра форм дає змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць.

Готову форму можна використовувати для перегляду існуючих записів або для введення нових. СПОСОБИ РЕДАГУВАННЯ ФОРМИ АНАЛОГІЧНІ СПОСОБАМ РЕДАГУВАННЯ ТАБЛИЦІ (див. Таблиці)

СТРУКТУРА ФОРМ

Структура форми складається з її розділів, а розділи містять елементи керування.

До розділів форми належать:

-розділ заголовка форми,

-область даних,

-розділ примітки форми.

Все, що міститься в області даних є елементами керування.

Елементи керування бувають:

зв'язані - вони прив'язані до конкретного поля таблиці чи запиту;

незв'язані- вони не прив'язані нв до таблиці ні до запиту;

обчислювальні - відображають результати розрахунків.

До елементів керування належить:

1. зв'язане поле. Те, що вводиться в це поле надходить до одноіменного поля таблиці.

2. Приєднаний напис - називається так тому, що переміщується з своїм елементом керування

Для конструювання форм використовують панель елементів керування з кнопками Щоб вставити елемент керування, його треба вибрати на панелі і клацнути на формі у точці вставки.

Вибрати об'єкт		Запуск майстра
Вставити текст		Вставити поле
Група перемикачів		Вимикач
Флажок		Список
Поле зі списком		Кнопка
Рамка об'єкта OLE		Рамка з посиланням на об"єкт OLE
Перехід до нової сторінки Малюнок		Набір закладок
Лінія		Підпорядкована форма/звіт Прямокутник
Додаткові елементи

Другие новости на эту тему:

Вернуться