Циклова комісія природничо-математичних та комп’ютерних дисциплін ПЛАН-КОНСПЕКТ ПРОВЕДЕННЯ ЛЕКЦІЙНОГО ЗАНЯТТЯ З НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ ІНФОРМАТИКА

Циклова комісія природничо-математичних та комп’ютерних дисциплін

ПЛАН-КОНСПЕКТ ПРОВЕДЕННЯ

ЛЕКЦІЙНОГО ЗАНЯТТЯ З НАВЧАЛЬНОЇ ДИСЦИПЛІНИ

ІНФОРМАТИКА

ТЕМА №7. Бази даних. Системи управління базами даних.

Мета: сформувати та визначити поняття бази даних, комп'ютерні бази даних, їх класифікацію та призначення; моделі даних, їх класифікацію; реляційну модель даних, її особливості та основні об'єкти; зв'язки в базах даних, їх класифікацію; модель «сутність-зв'язок», правила її побудови та відображення на базу даних; системи управління базами даних, їх призначення; систему управління базами даних Access 2007 і можливості, які вона надає користувачу під час роботи з базами даних; створення, редагування та форматування таблиць, форм, запитів і звітів бази даних у середовищі СУБД Access 2007; пошук, сортування та фільтрування даних засобами СУБД Access 2007.

Кількість годин 2 год.

План лекції (навчальні питання):

1. Бази даних. Модель «сутність-зв'язок».

2. Моделі даних. Основні поняття реляційної бази даних.

3. Етапи створення бази даних. Поняття про системи управління базами даних.

4. Система управління базами даних Microsoft Office Access 2007.

5. Відображення моделі «сутність-зв'язок» на базу даних. Робота з таблицями бази даних.

6. Форми. Створення, редагування та форматування форм

7. Сортування, пошук і фільтрування даних у базі даних.

8. Запити в Access 2007.

9. Звіти. Створення звітів в Access 2007.

Література:

1.Інформатика: 9 кл.: підруч. для загальноосвіт. навч. закл./Й.Я. Ривкінд, Т.І. Лисенко, Л.А. Чернікова, В.В. Шакотько; за заг. ред. М.З. Згуровського. – К. : Генеза, 2009. – 296 с. : іл.

2.Морзе Н. В., Вембер В. П., Кузьмінська О. Г. Інформатика: підручник для 9 кл./К.:УВЦ «Школяр», 2009. — 344 с.: іл.

3.Информатика. Базовый курс. 2-е издание/Под ред. С. В. Симоновича. — СПб.: Питер, 2005. — 640 с: ил.

КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЇ

Питання 1. Бази даних. Модель «сутність-зв'язок».

Поняття про бази даних

Необхідність пошуку потрібної інформації у людини виникає повсякчас, незалежно від сфери її професійних інтересів: з якої платформи відправляється потяг на Хмельницький, як приготувати вареники з вишнями, яку будову має молекула води, скільки днів тривала Друга світова війна, чи справджується прикмета про чорну кішку, яка частота змінного електричного струму в побутовій електричній мережі, яке закінчення мають іменники третьої відміни в родовому відмінку однини та ін. Відповіді на частину із цих запитань людина може отримати зі своєї пам'яті для отримання інших необхідно звернутися до Інформаційної системи залізничного вокзалу, переглянути кулінарну книжку, довідник з хімії, фізики чи електротехніки, посібник з правопису тощо. Для полегшення пошуку потрібної інформації людство придумало багато засобів - універсальні енциклопедії та енциклопедії з предметних галузей, довідники й сливники, довідкові бюро та інформаційні табло та ін.

Обсяги повідомлень, які накопичило людство, невпинно зростають. Так, піц час розкопок стародавнього міста шумерів було знайдено понад 20 тисяч глиняних табличок з відомостями про звичаї давнього народу, його легенди та історичні події, що відбувалися більше ніж 5 тисяч років тому. Знаменита Александрійська бібліотека, яка була заснована в Єгипті у III ст. до нашої ери, за різнити джерелами містила від 100 до 700 тисяч рукописів. Сьогоднішні бібліотеки вражають обсягами різноманітних даних. Найбільшою в світі вважається Британська бібліотека в Лондоні, яка нараховує понад 150 млн. одиниць та найбільша бібліотека нашої країни - Національна бібліотека України імені В.І. Вернадського в Києві нараховує понад 15 млн. одиниць зберігання.

Учені заявляють, що зберігання великих обсягів даних виправдано тільки за умови, якщо пошук потрібних даних здійснюється швидко і видаються вони в доступній для розуміння формі. Ці умови забезпечують сучасні технології зберігання даних. Основою цих технологій є комп'ютеризовані бази даних (БД).

База даних — це впорядкований за певними правилами набір взаємопов'язаних даних.

Перша в Україні комп'ютерна база даних була розроблена в ході робіт з проектування й експлуатації електронної обчислювальної машини «Київ» (1959 р.).

Поняття сутності, модель «сутність - зв'язок»

На початку проектування баз даних, як правило, розробляється модель предметної області, для якої створюється ця БД. У ній указуються типи об'єктів, що будуть включені до бази даних, і зв'язки між ними. Для наочності таку модель можна подати в графічному вигляді.

Розглянемо приклад моделі предметної області Інформатика в школі (рис. 3.2).

У прямокутниках записано назви типів об'єктів (груп об'єктів) предметної області, стрілки вказують на зв'язки між ними, а написи біля стрілок описують зв’язки. Учитель заздалегідь опрацьовує Підручник з інформатики та організовує процес навчання учнів (навчає). Він же оцінює рівень навчальних досягнень учнів і виставляє Оцінки. Учні навчаються під керівництвом учителя та самостійно, маючи Підручник з інформатики. Вони також належать до певного Класу і отримують Оцінки.

Тип об'єкта предметної області називають сутністю. Сутностями розглянутої вище предметної області є Учитель. Оцінка, Учень, Підручник з інформатики, Клас. Сутності, по суті, є сутностями однотипних об’єктів. Наприклад, сутність Класи може складатися з об'єктів 11-А, 11-Б, 11-В тощо. Окремі об'єкти сутності називають екземплярами сутності. Сутність має як мінімум один екземпляр. Наприклад, сутність Підручник з інформатики має тільки один екземпляр сутності, якщо всі учні школи навчаються за одним і тим самим підручником з інформатики.

Сутність предметної області - це тип реального або уявного об'єкта предметної області.

Під час подальшої формалізації моделі словесний опис зв'язків між сутностями замінюють на їх умовні позначення відповідного типу. За множинністю виділяють такі типи зв’язків:

·один до одного(позначається як 1:1), коли одному екземпляру однієї сутності відповідає один екземпляр іншої сутності. Для наведеного прикладу такий зв'язок є між сутностями Учитель і Підручник з інформатики, якщо кожен учитель використовує тільки один підручник, який не і використовують інші вчителі;

·один до багатьох (позначається як 1:М, де М - від англ. Many - багато), коли одному екземпляру однієї сутності може відповідати кілька екземплярів іншої сутності. Для наведеною прикладу такий зв'язок можливий між сутностями Учитель і Учень, коли кожен учитель інформатики здійснює навчання сукупності учнів (одного або кількох класів) і при цьому не має вчителів, які здійснюють навчання одних і тих самих учнів;

·багато до одного (позначається М:1), коли кільком екземплярам однієї сутності відповідає один екземпляр іншої сутності. Цей тип зв'язку є протилежним до зв'язку один до багатьох. Наприклад якщо розглянути зв'язок між сутністю Учень і сутністю Клас, то тип зв'язку буде багато до одного, а якщо розглядати зв'язок між сутностями Клас і Учень, то тип зв'язку буде один до багатьох. Тому під час побудови бази даних цей тип зв'язку майже не використовують;

·багато до багатьох (позначається як М:М), коли кільком екземплярам однієї сутності можуть відповідати кілька екземплярів іншої сутності. В розглянутому прикладі такий зв'язок є між сутностям Учень та Оцінки - багато учнів отримують багато різних оцінок.

Зв'язки між сутностями класифікують також за повнотою. За цією класифікацією виділяють зв'язки, у яких:

·кожний екземпляр однієї сутності обов'язково пов'язаний з одним чи кількома екземплярами іншої сутності. Наприклад, зв'язок між сутностями Клас і Учень передбачає, що кожен учень належить де певного класу і кожний клас складається з певної групи учнів.

·кожний екземпляр однієї сутності не обов'язково пов'язаний хоча б з одним екземпляром іншої сутності. Наприклад, між сутностями Учень і Комп'ютер може бути встановлений зв'язок, який передбачає, що не кожен учень має власний комп'ютер.

Розглянуту нами модель предметної області називають моделлю «сутність-зв'язок», або ER-моделлю, або ER-діаграмою (англ. Entity-Relationship - сутність (об'єкт) - зв'язок (відношення)). Під час створення ER-моделі використовуються спеціальні позначення типів сутності, властивостей екземплярів сутностей, зв'язків та ін. Набір таких умовних позначень називають нотацією (англ. notation - позначення, зображення умовними знаками). У таблиці 3.1 подано основні елементи однієї з нотацій.

Побудуємо модель «сутність-зв’язок» для предметної області Кінотеатр, у якій розглянемо дві сутності: Глядач і Квиток. Кожен глядач, який прийшов у кінотеатр, має квиток. Двох однакових квитків, як і двох однакових глядачів, не існує (рис. 3.3).

У сутності Глядач для даної моделі розглянемо дві властивості: Прізвище та Ім'я, а в сутності Квиток - п'ять: Дата, Час, Ряд, Місце та Номер квитка. Між сутностями Глядач і Квиток існує зв'язок - Має. За множинністю це зв'язок один до одного. На це вказують позначення над лініями зв'язку біля прямокутників сутностей. За повнотою цей зв'язок є обов'язковим для сутності Глядач (для того щоб бути присутнім на сеансі, глядач повинен мати квиток) і необов'язковим для сутності Квиток (оскільки не всі квитки можуть бути розпродані, і тоді вони залишаться в касі та не потраплять до глядача).

Питання 2. Моделі даних. Основні поняття реляційної бази даних.

Поняття про моделі даних. Види моделей даних

Основним призначенням бази даних є гарантоване систематизоване збереження значних обсягів даних і надання доступу до них користувачеві або комп'ютерній програмі. Оскільки база даних є досить складним за своєю структурою об'єктом, то перед створенням вона заздалегідь проектується - створюється модель бази даних. Під час створення моделі бази даних використовують ту чи іншу модель даних. Модель даних має три складові:

Структура даних визначає спосіб організації даних, множину можливих типів даних (цілі числа, дійсні числа, текстові дані, мультимедійні дані, масиви чисел або текстів та ін.) і набір операцій, які можна виконати над даними конкретного типу.

Засоби опрацювання даних визначають набір команд (аналогічно до системи команд виконавця алгоритму), які забезпечують опрацювання даних залежно від способу їх організації.

Обмеження цілісності визначає вимоги для забезпечення правильності даних у будь-який момент часу. Розрізняють вимоги, що накладаються відповідним видом моделі даних, і вимоги, що встановлює користувач.

Найпоширенішими є такі види моделей даних: ієрархічна, мережна, реляційна та об'єктно-реляційна

Ієрархічна модель даних визначає організацію даних про об'єкти у вигляді дерева. В ієрархічній моделі структура даних передбачає, що в кожного об'єкта є тільки один об'єкт вищого рівня, якому він підпорядкований (батьківський), і може бути кілька підпорядкованих (нащадків). Виключення складає тільки найвищий за ієрархією об'єкт - у нього немає батьківського об'єкта.

Прикладом ієрархічної організації даних є файлова структура, що використовується під час розміщення даних на дисках.

Ієрархічну модель даних зручно використовувати, коли потрібно створити базу даних предметної області, об'єкти якої також мають між собою ієрархічну залежність.

Ієрархічну модель даних важко використовувати для предметної області, у якій об'єкти пов’язані між собою більш складною залежністю, ніж ієрархія. Розширені можливості для опису такої предметної області надає мережна модель даних, що була розроблена в кінці 60-х років XX ст. Автором концепції мережної моделі даних є американський учений Чарльз Бахман. Мережна структура даних передбачає, що у кожного об'єкта може бути як кілька батьківських об'єктів, так і кілька об'єктів-нащадків. Приклад зв'язків між об'єктами при використанні мережної моделі даних зображено на рисунку 3.9.

Разом з тим використання мережної моделі даних ускладнюється при значному збільшенні кількості об'єктів предметної області й ускладненні зв'язків між цими об'єктами. Проблеми виникають і під час модифікації бази даних: додавання нових зв'язків, заміні об'єктів, що зв'язана між собою, тощо.

Для спрощення опису об'єктів і зв'язків між ними в 1970 році американським ученим Едгаром Франком Коддом (1923-2003) (рис. 3.10) була запропонована реляційна модель даних. Математик за освітою, він увів у теорію баз даних математичний підхід, що базується на теорії множин.

Основою структури даних цієї моделі є таблиця. У таблицях кожний рядок містить набір значень властивостей одного з об'єктів предметної області. Кожний стовпець таблиці містить набір значень певної властивості об'єктів предметної області.

Така таблиця з набором стовпців, кожний з яких містить значення з певної скінченної множини, з точки зору математики, задає відношення між множинами. Тому для опису структури даних Кодд використав термін «relation» (англ. relation - відношення, а модель даних стали називати реляційною.

Враховуючи, що таблиця реляційної бази даних складається з елементів певних множин, то для опрацювання даних цієї таблиці використовуються операції над множинами. Обмеження цілісності в реляційній моделі бази даних передбачає дотримання двох принципів: обов’язкова можливість ідентифікації об'єкта бази даних за рахунок унікальності набору значень його властивостей указаних у рядку реляційної таблиці, та обов'язкова коректність зв'язків між таблицями бази даних.

Основні поняття реляційної бази даних

Вище були розглянуті моделі даних, на основі яких створюються бази даних. Відповідно до моделі даних, яка лежить в основі бази даних, розрізняють ієрархічні, мережні, реляційні та об'єктно-реляційні бази даних. У подальшому розглядатимемо реляційні бази даних

Ознайомимося з основними поняттями реляційної бази даних на прикладі таблиці, поданої на рисунку 3.11. Як ви вже знаєте, основний об'єктом реляційної бази даних є таблиця. Як і кожна двовимірна таблиця, таблиця реляційної бази даних складається з рядків і стовпців Для зберігання даних про сутності деякої предметної області може бути використано кілька таблиць, які можуть бути пов'язані між собою.

Рядок таблиці реляційної бази даних називають записом, або кортежем. запис містить значення властивостей одного екземпляра сутності. Наприклад, у таблиці Країни світу (рис 3.11) п'ятий зверху запис містить такий набір даних: Австралія, Австралія і Океанія, 7636, 19138, 01.01.1901, Конституційна монархія. Ці дані є значеннями відповідних властивостей одного екземпляра сутності Країна світу: назва країни, частина світу, площа, кількість населення, дата утворення держави та державний устрій. Інший запис містить набір значень тих самих властивостей, але вже іншого екземпляра сутності - іншої країни.

Стовпець таблиці реляційної бази даних називають полем, або атрибутом. Поле має ім'я, яке відображає назву властивості. Поле містить множину значень однієї властивості всіх екземплярів сутності. Дані, що містяться в кожному полі таблиці, є однотипними. Для кожного поля під час проектування таблиці бази даних встановлюється тип даних,

Як уже зазначалося, у реляційній моделі даних передбачено обов'язкову вимогу ідентифікації екземплярів сутності за рахунок унікальності набору значень властивостей. Для таблиці реляційної бази даних це означає, що значення з одному з полів не повинні повторюватися. Такс поле називають ключовим, або ключем таблиці. Ключові поля ще називають ідентифікаторами В окремих реалізаціях реляційних баз даних допускається ідентифікація об'єкта бази даних за набором значень кількох властивостей, тобто ключем буде набір даних з кількох полів, наприклад трьох полів Прізвище, Ім'я, По батькові.

У таблиці бази даних, поданої на рисунку 3.11, як ключове можна використати поле Назва оскільки не існує однакових назв країн і тому значення в цьому полі є унікальним для кожного запису.

Питання 3. Етапи створення бази даних.

Поняття про системи управління базами даних.

Етапи створення бази даних

Процес створення бази даних є одним з прикладів розв'язування задач з використанням комп'ютера. До цього процесу слід поставитися відпові­дально, особливо на етапі проектування. Помилки в проектуванні мо­жуть з'ясуватися після виконання значного обсягу робіт з введення да­них. Це призводить до невиправданих втрат часу і коштів.

Створення баз даних передбачає такі етапи:

·Постановка завдання. На цьому етапі визначається мета створення бази даних, окреслюється предметна область, для якої буде створюва­тися база даних, визначаються потенційні користувачі базою даних.

·Створення описової інформаційної моделі бази даних, у якій виділяються сутності майбутньої бази даних, описуються зв'язки між ними.

·Створення моделі «сутність-зв'язок».

·Визначення моделі даних.

·Створення структури бази даних з використанням однієї із систем управління базами даних або однієї з мов програмування.

·Введення даних.

·Тестування бази даних, її корекція.

Після тестування та корекції робота з базами даних не завершується. У ході експлуатації бази даних, як правило, дані регулярно оновлюють­ся, можуть змінюватися зв'язки між сутностями тощо.

Рівні проектування бази даних

Під час проектування великих за обсягом даних і зорієнтованих на різних користувачів баз даних виділяють концептуальний, зовнішній та внутріш­ній рівні подання даних. Модель «сутність-зв'язок» слід розглядати як концепту­альний рівень подання даних.

Зовнішній (користувацький) рівень подання передбачає подання даних у такому вигляді, який потрібен конкретному користувачу бази даних. Якщо корис­тувачі можуть використовувати одну й ту саму базу даних з різною метою та їм потрібні різні набори даних, то й варіантів зовнішнього рівня подання даних повинно бути кілька.

Внутрішній (фізичний) рівень подання даних - це проектування розміщен­ня даних на пристроях зовнішньої пам'яті комп'ютера та в мережі у вигляді сукуп­ності файлів і папок.

Поняття про системи управління базами даних

Для роботи з базами даних використовують спеціальні програми — системи управління базами даних (СУБД). Використовуючи їх, користувачі створюють бази даних, виконують пошук, оброблення даних тощо

Системи управління базами даних — це прикладні комп'ютерні програми, призначені для створення, збереження і використання баз даних.

Залежно від моделі даних, яка використовується в СУБД. їх поділяють на ієрархічні, мережеві, реляційні, об'єктно-реляційні тощо.

Залежно від розміщення баз даних і компонентів, які забезпечують їхнє опрацювання, СУБД поділяють на локальні та розподілені. Локальні СУБД забезпечують зберігання та опрацювання даних на локальному комп'ютері, а в розподілених - дані можуть зберігатися та опрацьовуватися на різних комп'ютерах у локальній або глобальній мережі.

Залежно від способу доступу до бази даних СУБД розподіляють на файл-серверні. клієнт-серверні та інтегровані (вбудовані; У файл-серверних СУБД файли з даними розміщуються на сервері, а на кожному клієнтському комп'ютері встановлено повну версію СУБД. Доступ з клієнтського комп'ютера до даних на файл-сервері здійснюється з використанням мережі. Недоліком таких СУБД Є необхідність встановлювати доволі дорогі повні версії програм на кожний комп'ютер, висока завантаженість мережі під час передавання даних із клієнтського комп'ютера на сервер і навпаки, необхідність у досить потужних комп'ютерах на робочих місцях клієнтів. Позитивним є невисокі вимоги до продуктивності комп'ютера, який є файл-сервером. Одним із варіантів використання файл-серверних СУБД є розміщення і СУБД, і даних на одному клієнтському комп'ютері.

Найбільш широко в останні роки розвивається клієнт-серверна технологія використання баз даних (рис. 3.19). За цією технологією на сервері встановлюється серверна версія СУБД, на ньому ж, як правило, розміщено і базу даних. На клієнтських комп'ютерах встановлюються тільки невеликі за обсягом і функціональністю клієнтські версії СУБД, у завдання яких входить формування запитів на опрацювання даних і виведення результату опрацювання, надісланого із сервера. Усі операції з даними здійснюються на сервері. Такі СУБД не потребують потужних клієнтських комп'ютерів і не перевантажують мережу, простіше реалізується система збереження цілісності даних, однак значно підвищуються вимоги до технічних характеристик сервера. За клієнт-серверною технологією організована робота залізничних кас продажу квитків, робота банкоматів тощо.

Інтегровані (вбудовані) СУБД використовуються як складові інших програмних продуктів, наприклад електронних енциклопедій, словників, пошукових систем тощо. Ці системи не потребують окремої інсталяції, можуть мати обмежений набір функцій з управління базою даних, наприклад не забезпечувати оновлення даних. Доступ до даних здійснюється з використанням засобів прикладної програми, у яку інтегровано СУБД.

Схему основних класифікацій СУБД наведено на рисунку 3.20.

Питання 4. Система управління базами даних Microsoft Office Access 2007.

У попередньому пункті були детально розглянуті перші етапи створення бази даних - постановка завдання, розробка інформаційної моделі, моделі «сутність-зв'язок» та визначення моделі даних. Наступні етапи не можливо розглядати без ознайомлення з однією із систем управління ба зами даних. Ми з вами вивчатимемо СУБД Microsoft Office Access 2007 (далі Access 2007 (англ. Access - доступ, вибірка інформації).

Загальна характеристика Access 2007

Система управління базами даних Access 2007 - це реляційна СУБД. Access 2007 належить також до файл-серверних СУБД і передбачає роботу з невеликими за обсягом базами даних для особистого користування та для невеликих організацій.

Перша версія програми Microsoft Access була випущена в грудні 1992 року. Однак це була не СУБД, а програма для передавання даних. І тільки версія 2.0, яка з'явилася на ринку в 1993 році, була повноцінною системою управління базами даних. У подальшому були випущені версії: Access 7 (1995 p.), Access 97 (1997 p.), Access 2000 (1999 p.), Access 2002 (2001 p.), Access 2003 (2003 p.), Microsoft Office Access 2007 (2007 p.), Microsoft Office Access 2010 (2010 p.).

СУБД Access 2007 призначена для створення та редагування:

·таблиць, що використовуються для зберігання даних і встановлення зв'язків між сутностями;

·форм, які використовуються для введення та перегляду даних;

·запитів, які забезпечують пошук, фільтрування й опрацювання даних з використанням спеціальної мови запитів - SQL (англ. Structured Query Language - мова структурованих запитів);

·звітів на основі наявних даних та ін.

Для збереження баз даних Access 2007 використовує як основний формат файлів ACCDB (англ. Access DataBase - база даних Access), забезпечуючи роботу і з форматами файлів попередніх версій програми - MDB (англ. Microsoft DataBase - база даних Microsoft).

Запуск Access 2007. Вікно програми

Access 2007 можна запустити на виконання кількома способами. Наведемо найпоширеніші з них:

·виконати Пуск => Усі програми Microsoft Office => Microsoft Office Access 2007;

·використати ярлик програми на Робочому столі або на Панелі швидкого запуску;

·двічі клацнути на значку вже існуючого файлу бази даних формату, який визначено в операційній системі для відкриття з використанням СУБД Access 2007.

У першому та другому випадках після запуску програми Access 2007 на екрані відкривається початкове вікно програми (рис. 3.22).

У рядку заголовка вікна розміщено кнопку Office, кнопки керування вікном і недоступну для використання в цьому режимі роботи Панель швидкого доступу. Основну частину вікна розділено на три області. У лівій знаходиться список Категорії шаблонів з іменами вкладок Засоби, Локальні шаблони та іменами вкладок груп шаблонів, розміщених на сайті Microsoft Office Online (Справи, Освіта, Особисте, Зразок).

Вміст центральної області змінюється залежно від обраної в лівій частині категорії шаблонів. За замовчуванням після запуску програми в центральній області вікна Acces 2007 відображаються елементи керування, зображені на рисунку 3.22. Ця область горизонтально розділена на три частини. Угорі є розділі Нова пуста база даних є тільки одна кнопка - Пуста база даних. Середню частину займають кнопки вибору шаблонів бази даних, а нижню - посилання на довідкову інформацію, розміщену на сайті Microsoft Office - Що нового в Access 2007.

У правій частині початкового вікна розміщено область Відкриття останньої бази даних зі списком файлів баз даних, з якими користувач працював раніше. Над списком файлів розміщено посилання Більше, використовуючи яке користувач може відкрити файл, розміщений у зовнішній пам'яті комп'ютера або в мережі.

Створення нової бази даних

На відміну від більшості прикладних програм робота з новою базою даних в Аccess 2007 починається обов'язково зі створення файлу цієї бази даних.

Для створення файлу нової пустої бази даних потрібно:

1.Вибрати кнопку Пуста база даних в області Початок роботи з Microsoft Office Access.

2.Увести в правій частині вікна в області Пуста база даних (рис. 3.23) ім'я файлу бази даних у поле Ім'я файлу або використати вказане за замовчуванням (останнє не рекомендується).

3.Перевірити, чи влаштовує вас запропоноване програмою місце збереження файлу вказане під полем Ім'я файлу.

4.Указати за потреби нове розміщення файлу бази даних, для чого вибрати кнопку Пошук розташування бази даних, яка розташована справа від поля Ім'я файла.

5.Вибрати кнопку Створити.

Для створення нової бази даних користувач також може використати вже розроблені шаблони. Частина шаблонів розташовується на локальному комп'ютері під час інсталяції програми Access 2007, більша ж частина доступна для копіювання із сайту Microsoft Office.

Для створення бази даних на основі інстальованого шаблону необхідно:

1. Запустити програму Access 200.

2. Вибрати Локальні шаблони у списку Категорії шаблонів.

3. Вибрати в області Локальні шаблони., що відкриється, кнопку з назвою потрібного шаблону (наприклад, Контакти).

4. Увести в правій частині вікна в області Справа — Контакти (рис. 3.24) ім'я файлу майбутньої бази даних у поле Ім'я файлу (наприклад, Мій клас) або використати вказане за замовчуванням (останнє не рекомендується).

5. Вибрати за потреби нове місце збереження файлу.

6. Вибрати кнопку Створити.

Програмою буде створена нова база даних з вказаним іменем і обумовленою шаблоном структурою.

Пім час відкриття створеної бази даних під Стрічкою, як правило, з'являються рядок (рис. 3.25)

з попередженням системи безпеки про те, що певний вміст бази даних вимкнуто. Для ввімкнення повного вмісту бази даних необхідно вибрати кнопку Параметри та у вікні, що відкриється, вибрати перемикач Дозволити цей вміст. Блокування окремих елементів бази даних здійснюються з метою запобігання ураженню вірусами.

На прикладі бази даних, створеної на основі шаблону Контакти, ознайомимося з інтерфейсом та основними операціями з об'єктами бази даних

Під час створення нової бази даних на основі шаблону Контакти за замовчуванням на екран виводився форма Список контактів (рис. 3.26) для введення даних про осіб, з якими ви плануєте підтримувати ділові чи дружні контакти.

Щоб переглянути список інших об'єктів бази даних, потрібно відкрити Область переходів, вибравши кнопку (рис. 3.26, 7). Вигляд списку користувач може змінити. Для змінювання вигляду списку об'єктів необхідно вибрати кнопку справа від заголовка області. Відкриється список, що складається з двох частин (рис. 3.27). У верхній частині можна вибрати одну з категорій, у які будуть групуватися об'єкти, а в нижній - фільтр, за яким у цій категорії будуть відбиратися об'єкти: Усі об'єкти Access, Таблиці, Форми, Запити чи Звіти.

Введення даних у форми в Access 2007

У базах даних уведення даних можна здійснювати в таблицях або формах. Частіше користувач здійснює введення даних у формах.

Для введення даних у поля форми необхідно встановити курсор в потрібне поле і ввести з клавіатури або вставити з Буфера обміну дані. Для переходу до наступного поля, якщо введення здійснюється з клавіатури, можна використовувати клавішу Tab.

Як уже було зазначено раніше, сукупність значень властивостей екземпляра сутності є записом бази даних Завершивши введення даних першого запису, треба перейти до введення даних наступного запису. Для цього використовуються елементи керування у лівій частині Рядка стану (рис 3.30).

Введені дані автоматично зберігаються в базі даних.

Звертаємо вашу увагу. Під час уведення окремих даних можуть виникнути ускладнення. Так, при введенні номера мобільного телефону можуть передбачатися певні обмеження на формат введення даних. Це пов'язане з необхідністю формалізації подання даних. Якщо для людини номери телефону 095-99999У9 і (095)9999999 це однакові номери, то для бази даних ці дані зовсім різні.

Типи даних

Під час у ведення даних у поля бази даних слід дотримуватися не тільки певного шаблону, а й уводити дані відповідно до того типу, який був запроектований на етапі створення моделі даних. Як ви знаєте, в одному полі бази даних можуть зберігатися дані тільки одного типу.

Для зберігання даних певного типу в пам'яті комп'ютера використовується різна довжина двійкового коду Так, для зберігання даних логічного типу потрібно всього 1 біт пам'яті, а для текстових даних - до 256 байт (або до 512 байт при використанні Unicode). Чим менше обсяг даних, тим швидше відбувається опрацювання даних. Тому під час проектування баз даних намагаються мінімізувати обсяги даних за рахунок раціонального використання даних різних типів.

Основні типи даних, що використовуються у Access 2007, наведено в таблиці 3.2.

Слід зважати на те, що неправильно визначений тип даних для певного поля може призвести до неможливості опрацьовувати певні дані або до їх втрати. Наприклад, якщо для поля Дата народження буде обрано тип даних Текст, то в подальшому неможливо буде визначити вік особи на поточний момент часу, не можна буде порівняти вік різних осіб тощо. При зміненні типу даних у цьому полі, усі вже введені дані, як правило, будуть втрачені та доведеться їх вводити знову.

Крім типу даних, Access 200 7 надає можливість установити обмеження на форму подання або на значення, які можуть набувати дані в полях. Так, для типу даних Текст можна встановити обмеження на кількість символів, для полів з типом даних Дата й час - на форму подання, наприклад довгий формат часу, короткий формат дати тощо. Ці обмеження називають форматами даних. Види форматів числових даних у багатьох випадках схожі з форматами числових даних в Excel.

Питання 5. Відображення моделі «сутність-зв'язок» на базу даних.

Робота з таблицями бази даних

Відображення моделі »сутність-зв'язок» на базу даних

У пункті 3.3. було розглянуто етапи створення бази даних і визначено зміст кількох перших етапів на прикладі створення бази даних Країни світу. Було визначено мету створення бази даних, предметну область і потенційних користувачів, створено описову модель БД і модель «сутність-зв'язок», вибрано реляційну модель для цієї бази даних.

Наступним етапом є створення структури бази даних з використанням однієї із систем управління базами даних або однієї з мов програмування.

У ході створення структури бази даних необхідно визначити:

·Кількість таблиць бази даних.

·Перелік полів для кожної таблиці, які із цих полів будуть ключо­вими.

·Типи даних для кожного поля кожної з таблиці з урахуванням можливостей конкретної СУБД.

·Типи зв'язків між об'єктами таблиць, якщо використовується кілька таблиць.

·Види і кількість інших об'єктів бази даних: форм, запитів, звітів.

Створення структури бази даних на основі моделі «сутність-зв'язок» називається відображенням моделі на бази даних.

Розглянемо один з варіантів відображення моделі «сутність-зв'язок» Країни світу на базу даних, що буде створена в СУБД Access 2007. Структура цієї бази даних така:

Кількість таблиць відповідає кількості сутностей (рис. 3.17) моделі «сутність-зв'язок». Їх три: Країни світу, Державний устрій, Час­тина світу.

Перелік полів для кожної з таблиць відповідає переліку власти­востей для кожної із сутностей Крім того, таблиця Країни світу повинна мати ще два поля Державний устрій і Частина світу, які будуть забезпечувати зв'язок між відповідними таблицями. Наве­демо перелік полів для зазначених таблиць:

таблиця Країни світу: Назва. Частина світу, Площа, Кількість населення, Дата утворення. Державний устрій, Прапор, Гімн, Економічний стан, Сайт уряду, Дипломатичні відносини;

таблиця Державний устрій: Назва, Глава уряду;

таблиця Частина світу: Назва.

Типи даних для кожного з полів таблиць:

таблиця Країни світу:

о Назва - тип даних - текст, розмір - 70 символів; ключове поле;

о Частина світу - тип даних - майстер підстановок. Цей тип даних передбачає використання даних з іншої таблиці;

о Площа - тип даних - число, розмір - одинарне значення;

о Кількість населення — тип даних — число, розмір довге ціле число;

о Дата утворення - тип даних - дата й час, формат Short Data (англ. Short Data - Kоротка дата);

о Державний устрій — тип даних — майстер підстановок;

таблиця Державний устрій:

о Назва — тип даних - текст, розмір - 50 символів; ключове поле;

о Глава уряд у - тип даних — текст, розмір — ЗО симво іів;

таблиця Частина світу:

о Назва - тип даних - текст, розмір - 50 символів; ключове поле.

Типи зв'язків (рис. 3.34):

таблиця Державний устрій поле Назва і таблиця Країни світу поле Державний j стрій - зв'язок один до багатьох;

таблиця Частин а світу поле Назва і таблиця Країни світу поле Частина світу - зв'язок один до багатьох.

Інші об'єкти бази даних:

форма Країни світу з полями: Назва, Частина світу, Площа, Кількість населення, Дата утворення, Державний устрій, Прапор, Гімн, Економічний стан, Сайт уряду, Дипломатичні відносини;

запити:

о Площа країн світу з полями: Назва країни, Частина світу, Площа (з підрахунком загальної площі по певній частині сві­ту);

о Державний устрій країн світу з даними з полів: Назва країни, Державний устрій;

Звіт Площа і кількість населення країн світу з даними з полів: Назва країни, Частина світу, Площа, Кількість населення з групуванням по Частині світу.

У подальшому можливо два основних способи створення полів таблиці та визначення типів даних у них:

з використанням Подання таблиці;

з використанням подання Конструктор.

Розглянемо перший спосіб. Особливістю його є те, що користувачу не обов'язково безпосередньо вказувати тип даних певного поля. СУБД Access 2007 автоматично визначає тип даних під час уведення першого значення в поле і за замовчуванням встановлює певні значення форматів даних. Необхідно тільки створити поля з відповідними іменами. Одне з полів - Ідентифікатор, створюється програмою за замовчуванням під час створення нової пустої бази даних, для нього встановлюється тип даних - Автонумерація. Це поле за замовчуванням визначається як ключове.

Для створення всіх інших полів з певними іменами слід виконати таку послідовність дій:

Двічі клацнути на заголовку Додати нове поле.

Увести з клавіатури або з Буфера обміну ім'я поля.

Натиснути клавішу Enter.

Повторити виконання пунктів 2 і 3 потрібну кількість разів для введення імен усіх необхідних полів.

Слід зважати на те, що імена полів не повинні містити крапок, знаків оклику, квадратних дужок, прихованих символів (наприклад, символів кінця абзацу).

Для встановлення типів даних та їхніх форматів використовуються елементи керування групи Тип даних форматування вкладки Режим таблиці і тимчасової вкладки Робота з таблицями.

Наступним етапом створення бази даних є введень даних. Для цього потрібно встановити курсор у поле і ввести дані з клавіатури або з Буфера обміну

Створення таблице бази даних у поданні Конструктор

Для створення нової таблиці бази даних зі складнішою структурою та для встановлення значень інших властивостей полів, як правило, вико­ристовують другий із вказаних способів створення таблиць - у поданні Конструктор. Для цього необхідно виконати Створити => Таблиці => Конструктор таблиць

Якщо ж таблиця була створена раніше, то для переходів від Подання

таблиці до подання Конструктор слід вибрати кнопку Вигляд групи Подання вкладки Основне. У списку, що відкриється слід вибрати кноп­ку Конструктор.

В обох випадках відкриється вікно таблиці в поданні Конструктор, аналогічне до наведеного на рисунку 3.39. У верхній частині вікна є три стовп­ці: Ім'я поля, Тип даних і Опис, Лівий стовпець використовується для введення імен полів. Для встановлення типу даних слід вибрати відповідне поле справа від імені поля та вибрати кнопку відкриття списку. Відкриєть­ся список типів даних (рис. 3.40). Серед них необхідно вибрати потрібний.

Після вибору типу даних поля можна змі­нити встановлені за замовчуванням і встано­вити не встановлені значення властивостей цього типу даних у нижній частині вікна на вкладці Загальні. Вміст цієї вкладки зміню­ється залежно від обраного типу даних.

Зв'язки в СУБД Access 2007

Ви ознайомилися з одним із способів створення зв'язків між таблиця­ми — з використанням Майстра підстановок.

Для перегляду вже створених зв'язків у базі даних слід виконати Знаряддя бази даних => Відобразити або приховати => Зв'язки. Відкриється вікно Зв'язки, для відображення в ньому всіх зв’язків Таблиці слід ви­брати кнопку Усі зв’язки групи Зв'язок вкладки Конструктор тимча­сової вкладки Знаряддя для зв'язків.

У СУБД Access 2007 встановлюються два типи зв'язків: один до одного та один до багатьох. Зв'язок один до одного встановлюється між поля­ми, у яких властивість Індексоване має значення Так (Без повторень). Тобто ці поля є ключовими і не допускають однакових значень. Зв'язок один до багатьох встановлюється між полями, одне з яких не допускає повторів значень: значення властивості Індексовано - Так (Без повторів), а поле іншої таблиці допускає повторення значень (значення влас­тивості Індексовано - Ні).

У більшості випадків для створення, редагування і видалення зв'язків між таблицями використовують вікно Зв'язок.

У ході встановлення властивостей зв'язку за вибору кнопки Тип об'єднання відкривається вікно Параметри об'єднання, у якому вибором відповідного перемикача можна встановити обов'язковість входження у зв'язок усіх чи окремих записів з відповідних таблиць.

При встановленні у вікні Редагування зв'язків позначки прапорця Забезпечення цілісності даних програма автоматично відслідковуватиме, щоб:

у полі підпорядкованої таблиці не були введені дані, які відсутні в полі головної таблиці, не видалялися або не змінювалися записи з головної таблиці, якщо в підпорядкованій таблиці є пов'язані з ними записи.

Для того щоб зміни значень у зв'язаному полі головної таблиці приво­дили до автоматичної зміни в усіх записах відповідного поля підпорядкованої таблиці необхідно встановити позначку прапорця Каскадне онов­лення пов'язаних полів (рис, 3.44).

Якщо встановити позначку прапорця Каскадне видалення пов'язаних полів, то під час видалення значення з пов'язаного поля головної таблиці в підпорядкованій таблиці будуть видалені всі записи, що містять це зна­чення.

Для видалення зв'язку між таблицями достатньо відкрити контекстне меню лінії зв'язку між таблицями і вибрати команду Видалити

6. Форми. Створення, редагування та форматування форм

Види форм у базі даних

Як зазначалося, форма є одним з основних об'єктів бази даних. Форма забезпечує зручний для користувача інтерфейс під час уведення, перегля­ду чи редагування даних у базі даних. Форма створюється на основі однієї або кількох таблиць (запитів) і містить вибрані користувачем поля з цих таблиць (запитів). Крім полів, форма може мати й інші об'єкти: малюнки, текстові написи, діаграми, елементи керування - кнопки, пра­порці, перемикачі тощо. Дані, введені користувачем у певні поля форми, зберігаються у тих таблицях, на основі яких була створена форма. Крім того, у формах можна створити поля, у яких буде проведено обчислення нового значення на основі значень з інших полів. У СУБД Access 2007 ви­діляють кілька видів форм:

звичайна (стовпцева або одна форма) - форма, у якій поля розмі­щуються у кілька стовпців з підписами полів зліва під поля. На екран виводяться дані з одного запису (рис. 3.29);

таблиця (таблиця даних) - форма аналогічна об'єкту бази даних таб­лиця з тією тільки відмінністю, що до форми можна включати не всі поля таблиці, а також можна створювати поля, у яких виконувати об­числення на основі даних з інших полів. Графічні дані у формі цього виду не відображаються. На екран виводяться дані з кількох записів;

кілька елементів (таблична) - поля в цій формі розміщуються у ви­гляді таблиці, однак, на відміну від попереднього виду, ця форма має заголовок, у який, як і в основне поле, можна помістити текстові та графічні об'єкти, елементи керування. Графічні дані, що містяться в полях, відображаються. На екран виводяться дані з кількох записів (рис. 3.26);

за шириною - форма, у якій поля, як і в звичайній формі, розміщені в стовпчик, тільки підписи полів розміщуються над полем. На екран виводяться дані з одного запису;

розділена форма - форма, що містить і звичайну форму, і таблицю. Переглядати і редагувати дані можна і в формі, і в таблиці (рис. 3.49);

форма, що містить таблицю, - також містить два об'єкти - форму і таблицю, однак, на відміну від попереднього виду, таблиця може бути не пов'язана з формою, наприклад у формі можуть відображатися дані про працівника, а в таблиці дані про завдання, які він виконує;

кнопкова (модальна) форма - форма, що не містить даних, а містить елементи керування для виконання певних дій або ініціалізації вико­нання макросів.

Як і таблиці, форми можуть бути відкриті в різних поданнях:

·Режим форми;

·Режим розмічування;

·Конструктор;

·Подання таблиці тощо.

Створення нової форми на основі таблиці бази даних

Як уже було зазначено, нові форми бази даних можна створювати тіль­ки на основі вже створених таблиць або запитів. Є кілька способів ство­рення форм з використанням елементів керування групи Форми вкладки Створити (рис. 3.48):

вибором кнопки Форма створюється звичайна, або стовпцева, форма;

вибором кнопки Розділити форму створюється розділена форма (рис. 3.49),

вибором кнопки Кілька елементів створюється форма кілька еле­ментів (таблична);

вибором кнопки Порожня Форма створюється звичайна, або стовпцева, форма шляхом перетягування полів з вікна Список полів у область форми;

з використанням списку Додаткові форми можна створити:

о різні види форм, використовуючи Майстер форм;

о форму Таблиця, використовуючи однойменну команду;

о кнопкову (модальну) форму, використовуючи команду Модаль­ний діалог;

о вибором кнопки Конструктор форм можна перейти до створення фор­ми довільного виду, використовуючи елементи Kepування вкладки Конструктор тимчасової вкладки Знаряддя конструктора форм.

Об'єкти групи Елементи керування вкладки Формат тимчасової вкладки Знаряддя для макетів форм призначені для:

кнопка Логотип - вставлення зображення в заголовок форми;

кнопка Назва - вставлення назви форми в заголовок;

кнопка Дата й час — вставлення поточної дати й часу в заголовок форми;

кнопки Товщина лінії, Тип лінії, Колір лінії - встановлення формату відображення ліній контуру поточного об'єкта форми;

кнопка Додавати поля - відкриття вікна зі списком полів табли­ці бази даних для їх вставлення в форму. Вставлення відбувається шляхом перетягування імені поля з вікна зі списком на макет форми.

7. Сортування, пошук і фільтрування даних у базі даних.

Сортування даних

Як і в таблицях Word 2007 та Excel 2007, дані в таблицях баз даних можна copтувати. За замовчуванням дані в Access 2007 сортуються за зростанням значень по ключовому полю при відкритій таблиці.

Пошук даних

Як було зазначено раніше, бази даних призначено для забезпечення швидкого доступу до необхідних даних. Для пошуку потрібних даних необхідно:

Відкрити файл бази даних, у якій потрібно здійснити пошук.

Відкрити таблицю або форму, у яких здійснюватиметься пошук.

Виконати Основне => Пошук => Знайти.

Використання символів узагальнення для пошуку даних

Під час пошуку даних можна використати спеціальні символи, які ще в Access 2007 називають символи узагальнення У базах даних, створених у Access 2007 і попередніх версіях Access, використовувалися символи узагальнення за стандартом AN8I-89 (стандарти мови запитів SQL).

* - будь-яка кількість будь-яких символів, у тому числі й їхня відсутність;

? - будь-який один символ;

[ ] - будь-які символи, вказані у квадратних дужках;

[!] - будь-які символи, крім тих, що вказані у квадратних дужках перед зна­ком оклику;

- - будь-який символ з послідовності символів, наприклад д-к відповідає символам від д до к в алфавіті;

# - будь-яка одна цифра.

У базах даних, створених у Access 2007, крім зазначеного стандарту, можуть використовуватись і символи узагальнення за стандартом ANSI-92. Приклади цих символів і можливі варіанти застосування наведено в таблиці 3.5.

Фільтрування даних

Для відбору записів, дані в яких відповідають певним умовам, вико­ристовують фільтри. Для фільтру­вання даних використовують еле­менти керування групи Сортування й фільтр вкладки Основне. Напри­клад, для знаходження записів про країни, у яких державний устрій монархія або конституційна монар­хія, з використанням кнопки Фільтр необхідно виконати таку послідовність дій:

Зробити поточним поле, за дани­ми якого буде здійснено фільтруван­ня, наприклад Державний устрій.

Вибрати кнопку Фільтр.

Установити у списку позначки прапорців біля одного або кількох значень, які відповідають умові фільтрування, наприклад Мо­нархія і Конституційна монархія.

Вибрати кнопку ОК.

8. Запити в Access 2007.

Поняття про запити в базі даних

Запити є одним з основних інструментів опрацювання даних у базах даних. Запити можуть забезпечувати не тільки пошук даних які відпові­дають певним критеріям, як це здійснюється під час фільтрування, але й одночасне виконання операцій над даними та збереження результатів по­шуку.

Основними операціями, які може здійснити користувач з використан­ням запитів, є:

створення нових таблиць на основі аналізу даних в уже існуючих таблицях бази даних;

обчислення узагальнених даних (суми, максимального чи мінімаль­ного значення тощо) для заданих полів; знаходження значень нових властивостей (проведення обчислень), ви­користовуючи дані з різних таблиць або запитів, наприклад знахо­дження густоти населення певної країни на основі площі та кількості населення; внесення змін в уже існуючі таблиці (оновлення даних, вставлення і видалення записів тощо).

Залежно від призначення запитів їх поділяють на:

·запити на вибірку даних - запи­ти, з використанням яких на основі існуючих таблиць ство­рюється таблиця з даними, які від­повідають певним умовам;

·перехресні запити — запити, у яких на першому етапі здійснюєть­ся узагальнення даних (знаходить­ся сума, середнє, максимальне значення тощо), а на другому - гру­пування цих даних за двома набора­ми даних, один з яких визначає за­головки стовпців таблиці, а дру­гий - заголовки рядків. Наприклад, у таблиці, створеній запитом на ви­бірку найкращих результатів кожного зі спортсменів на трьох дистан­ціях (рис. 3.73), заголовками стовпців стали дані з поля Дистан­ція, а заголовками рядків - дані зполя Спортсмен. У клітинках на перетині стовпців і рядків ука­зано найкращий (мінімальний) результат певного спортсмена на певній дистанції;

·запити на внесення змін - запи­ти, використовуючи які, корис­тувач може змінювати значення в полях певних записів, створю­вати нові записи або видаляти існуючі записи тощо;

·запити з параметрами - запити, після запуску на виконання яких ко­ристувач мас ввести значення певних параметрів, за якими буде здій­снено опрацювання даних.

Вирази та оператори в запитах

У запитах для запису умов відбору даних або для виконання дій над даними використовують вирази. Вираз в Access 2007 схожий на формулу в Excel 2007. Вирази можуть містити:

·ідентифікатори - імена полів таблиць та елементів керування у фор­мах і звітах;

·оператори - послідовність символів для позначення операцій. Розрізняють оператори арифметичні, порівняння, логічні, об'єднання, спе­цифічні (табл. 3.6);

·функції - аналогічні за призначенням і використанням функціям в Excel 2007 однак в Access 2007 трохи інший набір функцій і вони згруповані за іншими категоріями (масиви, перетворення, база даних, математичні, фінансові, текст та ін.);

·константи - незмінні значення, наприклад фрагмент тексту або число;

·круглі дужки - для встановлення пріоритету операцій у виразі.

Під час створення виразів слід дотримуватися певних правил:

імена полів та інші ідентифікатори записуються в квадратних дужках;

при посиланні на поле певної таблиці використовується знак оклику, наприклад вираз [Товари]![Код товару] містить посилання на поле Код товару таблиці Товари;

текст записується в лапках " ".

Запити на вибірку

Розглянемо створення запиту на вибірку з використанням Майстра за­питів. Для бази даних Країни світу створимо запит, який би містив дані про площу країн. Для створення запиту необхідно відкрити базу даних Країни світу та вибрати кнопку Майстер запиту групи Додатково вкладки Створити. У подальшому слід виконати таку послідовність дій:

Вибрати у вікні Новий запит у списку видів майстрів запитів Май­стер простих запитів, після чого вибрати кнопку ОК.

Запити з параметрами

9. Звіти. Створення звітів в Access 2007.

Поняття про звіти в базі даних

Звіти в БД призначені, як правило, для виведення на друк результатів опрацювання даних. Звіт - це готовий до друку електронний документ. Звіти можуть бути використані для заповнення бланків документів, на­приклад додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, серти­фікатів про проходження зовнішнього незалежного оцінюванні тощо. Під час створення звіту можуть бути використані дані з різних таблиць і запитів, - засоби узагальнення, сортування і групування даних можна провести операції над даними полів, використовуючи дані з інших полів і вбудовані функції. Також до звіту можна включати написи, що поясню­ють наведені дані, діаграми і графіки, малюнки тощо.

На першому етапі створення звіту слід розробити його проект як доку­мента, який буде надруковано або передано в електронному вигляді, визначити джерела даних, що будуть включені до звіту.

Розглянемо структуру звіту на прикладі звіту Площа і кількість насе­лення країн світу (рис. 3.80), який створено на основі таблиці Країни сві­ту. Цей звіт містить:

верхній колонтитул звіту (рис. 3.80, 7), у якому розміщено назву зві­ту. Він може містити графічні об'єкти (логотип, емблема, ілюстрація тощо), поточні дату та час, елементи керування та ін. Верхній колон­титул звіту розміщується тільки на початку звіту перед колонтитулом сторінки і більше не повторюється;

верхній колонтитул сторінки (рис. 3.80, 6), у якому розміщено заго­ловки стовпців звіту. Цей об'єкт повторюється у верхній частині кож­ної наступної сторінки звіту аналогічно до колонтитулів сторінки у Word 2007, верхній колонтитул групи (рис. 3.80, 5), у якому розміщено назву групи об'єктів. Розміщується перед початком даних кожної групи. Наприклад, для звіту, наведеного на рисунку 3.80, на початку списку з даними про країни певної частини світу виведено заголовок - назва цієї частини світу. Може містити елементи керування для узагальнен­ня даних для відповідної групи об'єктів;

відомості (рис. 3.80, 4) - у цій частині розміщено дані про кожний об'єкт відповідно до полів, що були включені до звіту;

нижній колонтитул групи (рис. 3.80, 3), що розміщується після даних про всі об'єкти групи і може містити узагальнені дані про групу об'єктів: кількість об'єктів, суму по певному полю тощо;

нижній колонтитул звіту (рис. 3.80, 2), що розміщується на останній сторінці звіту після всіх даних звіту і використовуються для виведен­ня узагальнених даних (кількість, сума, найбільший або найменший за значенням об'єкт групи тощо);

нижній колонтитул сторінки (рис. 3.80, 1), що розміщується внизу кожної сторінки звіту, містить дані про номер поточної сторінки звіту та загальну кількість сторінок звіту, поточні дату і час та інші служ­бові дані.

Створення звітів

Access 2007 надає користувачу кілька засобів для створення звітів. Доступ до цих засобів забезпечується з використанням елементів керу­вання групи Звіти вкладки Створити (рис. 3.1 І Найпростіший засіб створення звітів - з використання» кнопки Звіт. Для створення звіту достатньо відкрити або зробити поточною таблицю чи запит, на основі якої (якого) буде створено звіт і вибрати кнопку Звіт. Буде створено звіт у вигляді таблиці з усіма даними, що містить таблиця (запит). Ця та­блиця буде відформатована для друку з тими значеннями параметрів ар­куша, які встановлені за замовчуванням.

Більш широкі можливості зі створення звітів надає користувачу Май­стер звітів.

Для редагування звітів в Access 2007 потрібно використати один із двох видів подання - Режим розмічування або Конструктор.

Викладач

інформатики _______________ БЕНЬ Марія Петрівна

підпис