ВВЕДЕНИЕ

Основа работы любого руководителя — информация. Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и т. д. Обладание информацией означает обладание властью. Руководитель определяет весь порядок работы с информацией: свой личный и подразделений. Создав систему своего личного информирования, руководитель пользуется результатами своей работы. Хорошо отлажена система — руководитель может принимать эффективные решения. Плохо работает аппарат — руководитель «не видит» ситуации.

Организация информационного обеспечения деятельности руководства является в условиях рыночной экономики серьезной задачей. Эта задача должна прорабатываться не менее тщательно, чем разработка бизнес-плана, выдача кредитов, подписание и выполнение договора. Для уменьшения степени риска при принятии решений необходимо иметь оперативную информацию о состоянии материальных, денежных и людских ресурсов на текущий момент, об узких местах, куда нужно направлять средства. Информационное обеспечение — это фундамент, на котором строится весь бизнес. К сожалению, многие этого фундамента не видят. Некоторые руководители вообще не воспринимают организацию собственного информационного обеспечения как главную задачу.

Руководитель любой организации может и должен ставить и решать вопрос об организации системы информационного обеспечения деятельности руководства и себя лично. Под информационным обеспечением иногда понимают только организацию работы микропроцессорной техники различных видов. На самом деле вопрос стоит о наличии информации. Причем способы ее доставки могут быть различными.

Актуальность темы. Для принятия эффективных управленческих решений любому руководителю требуется целесообразная система информационного обеспечения, отражающая объективную ситуацию на рынке. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Использование сырьевых ресурсов в большей степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Данная тема является актуальной на сегодняшний момент, так как хорошее информационное обеспечение это залог успеха и развития местного самоуправления.

1 Определение, сущность и значение информации

Информация — сведения об объектах и явлениях окружающей среды, их параметрах, свойствах и состоянии, которые воспринимают информационные системы (живые организмы, управляющие машины и др.) в процессе жизнедеятельности и работы.

Информация есть характеристика не сообщения, а соотношения между сообщением и его потребителем. Без наличия потребителя, хотя бы потенциального, говорить об информации бессмысленно.

Выработка научного понятия информации позволила подойти с единой точки зрения, ко многим ранее казавшимся различными процессам: передаче сообщений по техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе вычислительных машин, разнообразным процессам управления и т.д. Все это связано с процессами передачи, хранения и переработки информации.

Федеральный закон «об информации, информатизации и защите информации» от 27 июля 2006 года дает следующую трактовку: «информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Информация представляет собой меру организации системы. В том числе можно сказать, что информация является средством организации и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм закрепления и распределения имеющихся и приобретенных знаний.

В данном случае информация понимается как любое сообщение, содержащее какие-либо сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д. Однако с позиции кибернетики, как науки об общих принципах управления, под информацией понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об изучаемом или анализируемом объекте (процессе). Так сообщение, изложенное на знакомом языке, если его содержание непонятно или уже известно не несет никакой новой информации.

Информация является одним из основных элементов социального управления. Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления, характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация, тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты от их реализации»

По существу все управленческие процессы - это не что иное, как поиск, фиксация, анализ, оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных форм жизнедеятельности людей. Но в управлении и в деятельности руководителя происходит взаимодействие не со всей информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для создания и реализации управляющих воздействий.

Информация в деятельности руководителя характеризуется радом свойств:

- самостоятельность данных;

- возможность их многократного использования, сохранения у передающего или получающего субъекта;

- пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема информации;

- доступность математического анализа;

- системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая в организациях, разнородна и разнообразна. Она может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения, будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Управленческую информацию можно классифицировать по нескольким признакам:

- постоянную, переменную, эпизодическую;

- официальную и неофициальную;

- общую и отраслевую;

- горизонтальную и вертикальную

- о прошлом, настоящем и будущем;

- справочную, рекомендательную,

В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации - это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Информация внутренней среды - точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. В качестве внешней среды могут выступать: законодательные и регулирующие органы, клиенты и партнеры предприятия, конкуренты, органы статистического учета.

Применительно к деятельности руководителя управленческая информация рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения. При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе – для должностных лиц. Подобные подходы к систематизации управленческой информации, могут быть полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур и отдельных руководящих лиц. Классификацию следует также ориентировать на всестороннее исследование проблем регулирования и управления. Только в этом случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности руководящего работника.

Источники управленческой информации. Источники могут быть внутренние и внешние. К внутренним источникам относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные исследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства). Акты о ревизиях и проверках, итоги аудита, сведения о движении кадров, поставках, объему производства и сбыту. Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Здесь можно выделить сотрудников (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящее руководство; партнеры – покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений; средства массовой информации, информационные системы, периодическая печать, образцы техники, техническая документация, справочники, журналы, каталоги, бизнес документы, фотоснимки, микрофильмы, показания приборов и др. Для получения оперативной информации руководители часто применяют практику устных докладов. Все источники управленческой информации имеют важное значение для эффективной деятельности руководителя любого уровня. В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она ни шла, и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности.

1.1 Информационное обеспечение деятельности руководителя

Информационное обеспечение деятельности руководителя — это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Существенная часть информации для руководителя должна быть задокументирована, поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации. Она включает в себя документированную информацию и документооборот. В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

- письма;

- телеграммы, телефонограммы;

- заявления;

- предписания;

- характеристики;

- справки;

- инструкции;

- удостоверения;

- приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы и т.п.;

2. по типу материального носителя:

- бумажные (письменные, графические и т.д.)

- фото-, кино - и видеодокументы;

- электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности:

- система управленческой документации;- система обеспечивающей документации;- система документации по основной деятельности и т.п.

Система управленческой документации:

1) распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

2) документация по планированию;

3) информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

1) документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

2) документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность.

Система документации по основной деятельности:

1) документация по материально-техническому обеспечению;

2) производственно-технологическая документация.

Политика организации по информационному обеспечению деятельности руководителей должна проводиться по многим взаимоувязанным направлениям. Следует формировать программы информационного обеспечения на основе выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (руководителей) информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные, среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду, объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой пользователям (потребителям) информации.

1.2 СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

К решению о необходимости внедрения информационных технологий приходит все большее число руководителей предприятий самых разных сфер бизнеса. Хотя внедрение системы обходится весьма дорого, сохранение существующего порядка, (а, как правило, беспорядка) может обойтись еще дороже. Конкуренция не дает возможности остановиться и расслабиться.

Потребность в информационных технологиях многолика и проявляется в конкретных условиях. Существуют виды деятельности, где информация особенно важна. Это, например, банковская, биржевая деятельность. В таких организациях применение информационных технологий жизненно необходимо.

Для практической реализации предоставленной предприятиям самостоятельности с целью получения максимальной прибыли, предприятию (в лице руководителей подразделений и администрации) постоянно требуется оперативная, достоверная, доступная и обширная информация.

Для минимизации издержек и затрат предприятия и оптимизации методов ведения бизнеса, в соответствии с текущей рыночной ситуацией организации необходима развитая информационная система. Информационные технологии являются одним из эффективных направлений развития производства и совершенствования управления. Разработка и внедрение на предприятии передовых информационных технологий, включающих в себя:

Создание системы: анализ потребностей в информации, разработку общей схемы информационных потоков в организации, создание информационно-аналитического подразделения, организацию эффективного движения информационных потоков и работы с информацией.

Работы по организации системы могут проводиться в несколько стадий. На первой стадии организуется система на основе уже имеющейся в банке информации. Работы первой стадии можно осуществлять непосредственно сразу. На второй и последующих стадиях проводятся работы по организации анализа потребностей руководства в информации, ее получение и представление. Второй и последующие этапы можно проводить после определенной подготовительной работы.

На первом этапе целесообразно организовать регулярное системно-образное представление информации на базе уже имеющейся информации. Регулярное - означает представление информации определенного вида с заданным интервалом. На практике это означает ежедневное, еженедельное, ежемесячное и т. д. представление информации. Системное - означает представление всех видов информации, касающихся деятельности организации. Должна представляться информация о событиях и процессах, происходящих как во внутренней среде организации, так и во внешней. Образное - означает представление информации не в виде слепых тестов и таблиц, а в виде четких, понятных схем и графиков.

Далее будут рассмотрены работы, проводимые на первом этапе по созданию системы регулярного информирования руководителя.

Необходимо отметить, что во многих организациях система информирования как таковая отсутствует. Есть текучка. К руководителю каждый день поступает большой объем неструктурированной информации. Докладывают, как правило, заместители руководителя, начальники управлений (департаментов). Остальным сотрудникам организации доступ к руководителю затруднен.

Работая полностью в оперативном режиме, руководитель не имеет возможности системно оценить ситуацию, увидеть ее «вертолетным» взглядом, а именно это необходимо для оценки соответствия оперативного управления стратегическим целям и корректировки текущих задач.

Одна из основных причин неудач в условиях рыночной экономики — отсутствие системного видения у руководителя. Если руководитель «не видит» в полном объеме происходящие события во внешней и внутренней средах, то, естественно, решения его не могут быть эффективными. В настоящее время большинство неудач в работе организаций объясняется малоэффективной работой аппарата управления.

Создание системы

При создании системы целесообразно выдвинуть следующие основные требования.

Существующий порядок представления информации руководства нельзя резко менять. Система должна формироваться на базе существующего порядка, плавно совершенствуя его.

Система информирования должна постоянно с необходимой регулярностью информировать руководителя обо всех основных событиях и процессах, происходящих как внутри, так и вне организации.

Затраты на создание системы должны быть минимальными.

Система должна позволять руководителю формировать системный взгляд на происходящие события и процессы.

При создании системы необходимо обратить внимание на ряд аспектов.

Информационный аспект. Информация должна поступать по всем вопросам, влияющим на деятельность организации. Регламент ее представления должен предусматривать регулярность, обеспечивающую возможность контроля всех важных явлений и процессов.

Организационный аспект. Необходимо создать условия поступления информации к руководителю. При необходимости, в целях недопущения искажения важнейшей информации, создать параллельные информационные потоки. Организовать это должен только сам руководитель, кроме него на это ни у кого нет достаточных полномочий.

Психологический аспект. Если сотрудники аппарата не хотят по каким-либо причинам давать информацию, предложения руководителю, то они ее не дадут. Руководитель будет получать только то, что определено в должностных обязанностях. Чтобы самые интересные предложения смогли дойти до руководителя, необходимо создать мотивацию у сотрудников в представлении информации.

2 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА АНАЛИЗА

Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Челябинская Областная клиническая специализированная психоневрологическая больница № 1» обслуживает жителей г. Челябинска (взрослых), детей и подростков всей Челябинской области. Кроме того, она является самой крупной психоневрологической больницей в регионе. Областная психоневрологическая больница №1 оказывает, как амбулаторную так и стационарную помощь. В своём составе областная психоневрологическая больница г.Челябинска имеет: 6 мужских отделений на 415 коек, 5 женских отделений на 300 коек, 2 детских отделения на 110 коек, 2 специализированных отделения для пожилых людей на 120 коек (женское и мужское), карантинное отделение на 20 коек, 2 отделения для больных для принудительного лечения (спец. типа) на 120 коек, подростковое отделение для мальчиков на 60 коек, отделение для детей с неврозами и пограничными состояниями на 40 коек, отделение неврозов и пограничных состояний для взрослых на 140 коек, судебно-психиатрическое отделение на 25 коек, дневной стационар на 60 человек, диспансерное отделение для взрослых, диспансерное отделение для детей и подростков, лечебно-диагностическое отделение (узкие специалисты), клинико-биохимическую и бактериологическую лаборатории, хозрасчётное отделение, лечебно-производственные мастерские при дневном стационаре, лабораторию клинической психологии, аптеку. Также на базе больницы создан и успешно функционирует Центр психического здоровья детей и подростков, объединяющий детское диспансерное отделение для оказания амбулаторной психиатрической помощи и 4 стационарных отделения.

В Областной психоневрологической больнице № 1 г. Челябинска располагаются 3 кафедры, осуществляющие научную работу и лечебно-консультационную деятельность: кафедра психиатрии (ГБОУ ВПО ЧелГМА Минздравсоцразвития России) и кафедра психиатрии факультета послевузовского и дополнительного профессионального образования (ГБОУ ВПО ЧелГМА Минздравсоцразвития России).

В 1966 году открывается областная клиническая психоневрологическая больница на 600 коек, состоящая из 2-х лечебных корпусов (2-х и 3-х этажного), административного здания и лечебно-трудовых мастерских. 10 октября 1966 года туда переехали 3 психиатрических учреждения города: областной психоневрологический диспансер, городской психоневрологический диспансер и городская психоневрологическая больница. Решением Челябинского облисполкома «О мерах по улучшению медицинской помощи душевно больных Челябинской области» Челябинская Областная клиническая специализированная психоневрологическая больница № 1 была открыта 10 февраля 1967. Эта дата считается официальным днём её основания. Емкость её составляла 600 коек и она была дополнена следующими структурами: В 1974—1998 годах было построено 3 новых корпуса и расширен детский диспансер. Силами строителей из числа больных из ЛТП было построено хозрасчетный наркологический диспансер. В сентябре 1982 открылось второе детское отделение для девочек и мальчиков младшего возраста. Оно стало базой для кафедры детской психиатрии Государственного института дальнейшего усовершенствования врачей. В 1985 году произошла масштабная реконструкция и открыты новые подразделения. С 1998—2006 была реорганизована диспансерная служба, были открыты «Центр психического здоровья детей и подростков», детское отделение неврозов и пограничных состояний, геронтологические отделения, отделения открытого типа для участников боевых действий и контртеррористических операций, ликвидаторов аварии на ЧАЭС. В 1999 году была создана единственная в регионе лаборатория клинической психологии.

2.1 Обеспечение информацией заведующего отделением

В настоящее время значительно усложнилась система здравоохранения на

различных ее уровнях, что связано с внедрением медицинского страхования,

разделением ее на государственную, муниципальную и частную. Изменилось

финансирование, планирование, управление здравоохранением и взаимодействие

с другими службами и отраслями экономики страны. Значительно возросло

количество фискальных органов, а, следовательно, и контроль за деятельностью

учреждений практического здравоохранения. Все активней рыночные отношения

внедряются в деятельность одной из самых крупных отраслей экономики страны

– здравоохранение. Все перечисленное повлекло за собой не только усложнение и

расширение партнерских отношений, но и заметно увеличило документооборот в

ЛПУ.

Делопроизводство

Правильное делопроизводство должно точно фиксировать как все операции

учреждения, так и все моменты его связей с внешним миром. Бумага должна

совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой

труда и времени.Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе,

чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец,

делопроизводство должно давать возможность быстрого контроля. Настоящие

рекомендации содержат информацию,необходимую для организации делопроиз-

водства на должном уровне и обеспечения эффективного документооборота в учреждении.

Одна из задач,которую призвано решить Д - это совершен-

ствование организационно-структурных форм и методов управления учрежде-

нием, прежде всего работы аппарата управления.

Управленческие решения и действия учреждений фиксируются в слу-

жебных документах.Поэтому совершенствование управления здравоохране-

нием, повышение уровня его организации,экономичности во многом зависит

от того, насколько рационально,научно обоснованно поставлена в организа-

циях работа с документами.Операции,связанные с обработкой документов,

и составляют суть делопроизводства.